Google Vault: Herramientas de seguridad de Google Workspace

Si llegaste a este artículo gracias a Google Vault, debes saber que Google Workspace tiene mucho más que ofrecer en lo que respecta a la seguridad. 

Estas herramientas son más que bienvenidas en el contexto actual, ya que, según la consultora alemana, Roland Berger, en América Latina los daños causados por ataques cibernéticos se valoran en una media de 385 mil US$ por compañía afectada en 2021.

En este escenario, estar preparado para hacer frente a los ataques y adoptar medidas proactivas para prevenirlos es una necesidad, sobre todo porque, según un estudio de IBM Security X-Force Threat Intelligence Index 2022:

“A medida que las empresas, instituciones y gobiernos continúan adaptándose a un mercado global que cambia rápidamente, incluidos los entornos de trabajo híbridos y basados ​​en la nube, las amenazas de los agentes de seguridad se aprovechan de las oportunidades que ofrecen estos cambios”.

Además de las amenazas criminales, las obligaciones de la LGPD contribuyeron a colocar la seguridad de los datos en el centro de las discusiones, aumentando el sentido de urgencia de los administradores de TI.

La buena noticia es que los desafíos de mantener el entorno de colaboración seguro y compatible con GDPR se pueden superar con la ayuda de Google Workspace.

En este artículo te presentamos 3 herramientas que te pueden ayudar en esta ardua tarea:

Tópicos a tratar:

• ¿Qué es Google Vault?
• ¿Cómo funciona Google Vault?
• Ventajas de Google Vault
• ¿Qué es DLP?
• ¿Cómo funciona DLP?
• Beneficios de usar Google Workspace DLP
• ¿Qué es Cloud Identity Premium?
• ¿Cómo funciona Cloud Identity Premium Cloud Identity Premium?
• Beneficios de usar Cloud Identity Premium
• ¿Cómo contratar estas herramientas de seguridad?

¿Qué es Google Vault?

Google Vault es una herramienta para gestionar toda la información contenida en las soluciones de Google Workspace. Cubre todo, desde conversaciones de Gmail, hasta mensajes de chat.

A través de Vault, el administrador puede definir reglas de almacenamiento y retención de datos. Además de poder recuperar o exportar información de forma más sencilla, con la ayuda de e-discovery. 

¿Cómo funciona Google Vault?

Completamente en línea, se puede acceder a Google Vault a través de la plataforma Google Workspace.

Sin embargo, solo los superadministradores pueden configurar reglas de acceso, preservación y retención de datos.

Importante: Google Vault solo cubre usuarios con licencia. Es decir, para proteger la información generada por un colaborador, su cuenta debe tener la licencia individual de Vault.

Si Google Vault está incluido en el plan contratado, el superadministrador puede extender la licencia a todos los usuarios. De lo contrario, deberá comprar licencias para cada uno de los usuarios. 

Ventajas de Google Vault

• Evitar la pérdida de información por accidentes o salida de empleados;
• Aumentar el control sobre los Datos;
• Ser capaz de archivar mensajes, chats y archivos de correo electrónico y datos corporativos para referencia futura;
• Ser capaz de personalizar el período de retención de documentos e intercambios de mensajes (los datos permanecen disponibles en Vault incluso cuando los usuarios los eliminan y vacían la papelera);
• Organizar las cuentas de Google Drive por nivel jerárquico, facilitando futuras búsquedas de documentos por parte de los administradores;
• Exportar datos desde Google Drive con facilidad;
• Auditar las acciones que los usuarios realizan en la plataforma;
• Determinar la eliminación automática de datos cuando ya no sean necesarios.

¿Qué es DLP?

DLP (Data Loss Prevention) son reglas de prevención de pérdida de datos que se pueden atribuir a su información en Google Workspace. 

Desde ellos, es posible controlar el contenido que los usuarios comparten con contactos fuera de la organización y, en consecuencia, evitar la exposición accidental de información confidencial.

¿Cómo funciona DLP?

Las reglas de DLP las define el administrador, quien determina qué contenido es confidencial y debe protegerse. Para cada regla, puede configurar una acción.

Por ejemplo, al detectar un número de identidad o tarjetas de crédito en un correo electrónico a un contacto externo, DLP puede evitar que el usuario comparta los contenidos, bloqueando el envío.

Beneficios de usar Google Workspace DLP

• Evitar la fuga de datos confidenciales;
• Garantizar el cumplimiento de las directrices del RGPD;
• Recibir alertas e informes sobre violaciones de las reglas de DLP;
• Ser capaz de auditar el uso de contenido confidencial en Drive;
• Investigar los detalles de un incidente con información sobre la infracción;
• Agregar una capa adicional a la información almacenada en Google Drive;
• Verificar el tráfico de correo electrónico usando reglas DLP;
• Evitar las fugas de datos de los mensajes de chat y los archivos adjuntos (todavía en versión beta).

¿Qué es Cloud Identity Premium?

Google Cloud Identity Premium es una herramienta para administrar identidades, accesos, aplicaciones y terminales. 

Con esta solución, es posible permitir que solo los empleados adecuados tengan acceso a los datos y las aplicaciones.

Y también reforzar la seguridad en el trabajo remoto, garantizando el acceso seguro a través de cualquier dispositivo.

¿Cómo funciona Cloud Identity Premium Cloud Identity Premium?

Permite a los administradores administrar usuarios, aplicaciones y dispositivos en una única plataforma: la consola de administración de Google. 

De esta forma, los usuarios también se benefician de la centralización. Después de todo, pueden acceder a todas las aplicaciones que necesitan en su trabajo diario con un solo inicio de sesión.

En la versión Premium, o Cloud Identify, también se obtienen funciones adicionales. Por ejemplo: 

• Gestión de aplicaciones de Android;
• Gestión avanzada de terminales empresariales;
• LDAP seguro;
• Prevención de pérdida de datos (DLP);
• Gestión de la sesión principal;
• Centro de seguridad de Google;
• Acceso basado en el contexto;
• Aprovisionamiento automatizado de usuarios;
• Exportación automática de registros de auditoría a BigQuery.

Beneficios de usar Cloud Identity Premium

• Proporcionar un fácil acceso a las aplicaciones con inicio de sesión único;
• Contar con autenticación multifactor (MFA) para proteger los datos de los usuarios y de la empresa;
• Utilizar la defensa BeyondCorp (modelo de confianza cero) de Google;
• Controlar el acceso a las aplicaciones SaaS;
• Unificar la gestión de usuarios;
• Sincronizar automáticamente la información del usuario con los sistemas de recursos humanos para el registro;
• Mejorar la experiencia de los profesionales de TI y los usuarios finales;
• Contar con herramientas para investigar amenazas.

¿Cómo contratar estas herramientas de seguridad?

Todas las herramientas de seguridad presentadas en este artículo forman parte de Google Workspace. Sin embargo, no están disponibles en todos los planes.

Google Vault, por ejemplo, está incluido en las ediciones Business Plus y Enterprise de Google Workspace sin costo adicional. Además, es posible comprar licencias individuales, como se mencionó anteriormente.

DLP y Cloud Identity Premium son parte del plan Enterprise únicamente. Lo más completo de Google Workspace a día de hoy, que además incluye Google Vault.

A diferencia de otros planes, Enterprise no tiene un precio fijo mensual por usuario. Como está destinado a grandes empresas, el valor se define durante la negociación. Pero para eso, necesitas ponerte en contacto.

IPNET Growth Partner es el principal socio estratégico de Google Cloud en Latinoamérica. apoyando a más de mil empresas en su migración a la Nube, por lo que estamos listos para responder a tus preguntas sobre las herramientas de seguridad de Google Workspace.

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