Google Drive para Empresas: cómo utilizarlo

¿Ya conoces Google Drive para empresas? Si quieres saber cómo esta herramienta puede ayudar a tu empresa a aumentar la productividad, colaboración y seguridad de tus archivos en la nube, no te pierdas nuestro texto sobre el tema. En este texto, aprenderás qué es Google Drive, cuáles son sus funcionalidades, ventajas y cómo utilizarlo para mejorar el rendimiento de tu negocio.

En este artículo encontrarás:

¿Qué es Google Drive?
Todos los aplicativos que forman parte de Google Drive
Cómo utilizar Google Drive para mejorar la productividad en tu empresa
Las ventajas de Google Drive

¡Continúa leyendo! 

¿Qué es Google Drive?

Google Drive es un servicio de almacenamiento y sincronización de archivos en la nube que te permite acceder a tus documentos, fotos, videos y otros archivos desde cualquier dispositivo conectado a internet. Con Google Drive, puedes:

• Crear, editar y compartir documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y formularios en línea usando Google Docs, Sheets, Slides y Forms;
• Almacenar hasta 15 GB de archivos de forma gratuita y comprar más espacio si es necesario;
• Hacer  backup de tus archivos importantes, como fotos, contactos, mensajes y configuraciones de tu teléfono, utilizando Google One;
• Colaborar en tiempo real con otras personas, comentando, sugiriendo y revisando cambios en tus archivos compartidos;
• Acceder a tus archivos offline, descargándolos en tu dispositivo o utilizando la aplicación de Google Drive.

Todos los aplicativos que forman parte de Google Drive

Google Drive es más que un servicio de almacenamiento en la nube. También ofrece una serie de aplicaciones integradas que te permiten crear, editar, compartir y colaborar en varios tipos de archivos en línea. Algunas de las aplicaciones que forman parte de Google Drive son:

• Gmail: el servicio de correo electrónico más popular del mundo, que te permite enviar y recibir mensajes, archivos adjuntos, fotos y enlaces con facilidad y seguridad.
• Google Docs/Documentos: el editor de texto en línea que te permite crear documentos de texto, cartas, informes, currículos y más, utilizando plantillas prediseñadas o personalizadas.
• Google Spreadsheets/Planillas: el editor de hojas de cálculo en línea que te permite crear hojas de cálculo, tablas, gráficos, fórmulas y funciones, utilizando funciones simples o avanzadas.
• Google Presentations/Presentaciones: el editor de presentaciones en línea que te permite crear diapositivas, animaciones, transiciones y efectos, utilizando temas, diseños e imágenes.
• Google Meet: el servicio de videoconferencia en línea que te permite realizar reuniones, clases, webinars y eventos en vivo con hasta 250 participantes, utilizando audio, video y chat.
• Chat: el servicio de mensajes instantáneos en línea que te permite conversar con tus contactos, grupos y equipos, utilizando texto, emojis, stickers y gifs.
• Google Calendar/Agenda: el servicio de agenda online que te permite organizar tus citas, recordatorios, tareas y metas, utilizando colores, categorías y notificaciones.
• Keep/Notas: el servicio de notas en línea que te permite anotar tus ideas, pensamientos, listas y recordatorios, utilizando texto, voz, imagen y dibujo.
• Google Forms/Formularios: el servicio de formularios en línea que te permite crear encuestas, cuestionarios, encuestas y pruebas, utilizando preguntas, respuestas y puntuaciones.
• Google Sites: el servicio de sitios web en línea que te permite crear sitios, portafolios, blogs y páginas, utilizando plantillas, elementos y dominios.
• Contactos: el servicio de contactos en línea que te permite gestionar tus contactos, grupos y listas, utilizando nombres, correos electrónicos, teléfonos y fotos.

Cómo utilizar Google Drive para mejorar la productividad en tu empresa

Google Drive puede ser un gran aliado para mejorar la productividad en tu empresa. Por eso, hemos reunido algunos consejos para que logres este objetivo de la mejor manera con esta herramienta. ¡Presta atención!

Crea archivos compartibles

Google Drive te permite almacenar tus archivos en la nube sin ocupar espacio en tu disco. Además, puedes compartir tus archivos con otras personas que pueden acceder y editar al mismo tiempo. Puedes ver, comentar y modificar un archivo con hasta 50 personas simultáneamente.

Esto evita la confusión con múltiples versiones del mismo archivo, ya que en Google Drive solo existe la más reciente. Si es necesario, puedes restaurar una versión anterior desde el historial.

Puedes compartir tus archivos mediante un enlace o correo electrónico y establecer el nivel de acceso de cada usuario: vista, comentario o edición.

Ten el historial de ediciones

Google Drive guarda automáticamente las ediciones realizadas en tus documentos durante 30 días. Pero puedes cambiar esta configuración para que se guarden para siempre.

Así, puedes controlar las versiones de tus documentos. Con el historial, puedes ver quién hizo un cambio, un comentario o una eliminación en alguna parte y cuándo lo hizo.

Organiza procesos en carpetas

En Google Drive, puedes organizar los documentos en carpetas que pueden compartirse, facilitando la colaboración en equipo.

Así, en lugar de enviar varios enlaces por separado, puedes reunir todos los archivos sobre un tema o proyecto en una carpeta y compartir todo el contenido de una vez con todos los participantes.

Edita archivos también en modo offline

Una de las ventajas de Google Drive es que te permite editar tus archivos sin conexión, es decir, sin necesidad de una conexión a internet.

Con él, puedes habilitar esta edición en tu navegador y dispositivo móvil, editando archivos de Google Docs, Sheets y Slides sin conexión, utilizando los cambios guardados localmente en tu dispositivo. De esta manera, puedes sincronizar tus cambios con la nube cuando te vuelvas a conectar a internet. 

Aprovecha los comentarios y sugerencias de edición

Además, Google Drive te permite hacer comentarios y sugerencias de edición en tus archivos compartidos, facilitando la comunicación y la retroalimentación entre los colaboradores. Con Google Drive, puedes:

• Hacer comentarios en tus archivos de Google Docs, Sheets, Slides y Drawings, utilizando el ícono de comentario o el atajo Ctrl+Alt+M.
• Responder, resolver o reabrir los comentarios hechos por otras personas, utilizando el ícono de respuesta o el menú de opciones del comentario.
• Hacer sugerencias de edición en tus archivos de Google Docs, Sheets y Slides, utilizando el modo de sugerencia o el atajo Ctrl+Alt+X.
• Aceptar, rechazar o editar las sugerencias hechas por otras personas, utilizando el ícono de marca de verificación, el ícono de x o el menú de opciones de la sugerencia.

Las ventajas de Google Drive

Ahora que ya conoces las diversas funcionalidades que puedes utilizar para mejorar el rendimiento de tu empresa con Google Drive, hemos separado sus principales ventajas para que no dudes en adoptar esta herramienta. 

Intuitivo

Las herramientas de Google son fáciles de usar, y muchas personas ya las utilizan en su día a día. Esto significa que no es complicado adoptar Google Drive en la empresa y asegurar que el equipo aproveche bien la solución.

Incluso aquellos que no conocen estas herramientas pueden aprender los comandos en poco tiempo, ya que son intuitivos. Por lo tanto, no hay de qué preocuparse, ya que Google facilita el uso y la navegación de los usuarios.

Seguro

La nube de Google utiliza cifrado y políticas estrictas para proteger los datos de los clientes. Además, los archivos no se pierden en caso de un fallo en la computadora o HD.

Esto se debe a que, incluso si un dispositivo deja de funcionar, todo está disponible en Google Drive. De esta manera, el profesional puede continuar su trabajo normalmente, desde otra computadora o dispositivo. Lo mismo se aplica a las otras aplicaciones de Google que utilices. 

Económico

Google Drive, junto con su paquete Google Workspace, es una opción muy económica y ventajosa en comparación con otras herramientas de productividad en el mercado. Incluso sus planes pagos tienen una excelente relación calidad-precio, considerando lo que ofrecen.

Otra ventaja interesante es que tu empresa puede ahorrar con esta herramienta, ya que prescinde de gastos en papel, materiales y estructuras físicas de almacenamiento.

Conectividad con otras herramientas de Google

Google Drive ofrece conectividad con otras herramientas de Google que pueden ayudarte a aumentar la madurez digital y las estrategias de marketing de tu empresa. 

Con Google Drive, puedes:

• Integrar tus archivos con Google Analytics, una herramienta que te permite analizar el rendimiento de tu sitio web, aplicación o campañas de marketing en línea, utilizando datos e insights;
  
• Integrar tus archivos con Looker Studio, una herramienta que te permite crear y visualizar informes, paneles y gráficos personalizados, utilizando datos de diversas fuentes como Google BigQuery, Google Cloud SQL y Google Sheets;
  
• Exportar tus datos de forma rápida y fácil, utilizando formatos compatibles con otras herramientas de Google, como CSV, XLSX, PDF y HTML.

Si te gustó entender un poco más sobre Google Drive para empresas, ¡sigue nuestro blog para más contenido que marca la diferencia en tu negocio!