Tudo que você precisa saber sobre o Google Workspace
Ferramentas, vantagens, como influencia a produtividade e mais! Reunimos tudo o que você precisa saber sobre o Google Workspace
Já pensou poder trabalhar com todos os recursos necessários para o seu dia a dia em um lugar só? Com o Google Workspace isso é possível!
Você pode até não saber, mas em algum momento já utilizou essa plataforma.
O Google Workspace, ou GWS, possibilita otimizar a rotina da sua empresa, além de diversos outros benefícios.
Além disso, ele é a melhor maneira de criar, comunicar e colaborar.
Entretanto, será mesmo que vale a pena investir nessa solução?
Para solucionar todas as suas dúvidas, reunimos neste artigo:
Boa leitura!
O que é Google Workspace
Conhecido como G Suíte até outubro de 2020 (ou Google Apps, em um passado mais distante), o Google Workspace (GWS) é uma plataforma que integra ferramentas para comunicação e colaboração online. Além de também possuir recursos de computação em Nuvem.
Mesmo sem saber, você provavelmente já usou o GWS. Isso porque, entre as ferramentas oferecidas pela solução está o Gmail. Nada menos do que um dos servidores de e-mail mais populares do mundo.
Mas, o Google Workspace vai muito além disso! E esse é um dos motivos para ter trocado de nome em 2020 (não coincidentemente, o ano de início da pandemia).
O “boom” do trabalho remoto imposto pela Covid-19, levou a Google Cloud a adicionar outras ferramentas de colaboração à plataforma GWS, e até mesmo antecipar atualizações das mesmas.Daí o nome Workspace, afinal, a solução oferece todas as ferramentas necessárias para criar um espaço de trabalho virtual.
Dessa forma, equipes remotas podem trabalhar juntos, independentemente de onde estejam.
Quais ferramentas fazem parte da plataforma GWS
Quando falamos que o Google Workspace oferece um ambiente de trabalho virtual completo, não é exagero. No total, são 18 ferramentas disponíveis na plataforma (isso nas versões mais simples do GWS).
Como a lista é longa, vamos separá-las em grupos para facilitar a apresentação e compreensão de cada uma delas. Acompanhe todos os recursos do Google Workspace!
Ferramentas de comunicação do Google Workspace
1. Gmail
Serviço de e-mail baseado na Web, para as organizações gerenciarem o sistema de e-mail usando os sistemas do Google.
2. Google Meet
Ferramenta de videoconferências com chat integrado, que permite a realização remota de reuniões, treinamentos, palestras, eventos, etc.
3. Google Chat
Solução de mensagens instantâneas (diretas ou em grupo), que facilitam a colaboração e interação com colegas, para otimizar o trabalho em equipe.
Ferramentas de colaboração do Google Workspace
4. Google Docs
Permite a criação e edição de textos, sem a necessidade de ter um software dedicado a isso. A equipe pode trabalhar simultaneamente no mesmo arquivo, e todas as mudanças são salvas automaticamente.
5. Google Sheets
É uma ferramenta de planilhas colaborativas com recursos de inteligência artificial. Agiliza o acesso a insights de negócio ao mesmo tempo em que garante a segurança das informações.
6. Google Slides
Voltado para a criação de apresentações, esse recurso oferece as mesmas facilidades do Google Docs. E ainda fornece modelos para agilizar a criação de slides.
7. Google Forms
Possibilita a criação de formulários personalizados para pesquisas online. Além disso, facilita a análise dos resultados ao reunir todos os dados através do Google Sheets.
8. Jamboard
Quadro branco virtual e interativo, que permite a edição simultânea para o compartilhamento de ideias, brainstorming etc. Pode ser compartilhado durante reuniões no Google Meet.
Ferramentas de gestão de tempo do Google Workspace
9. Google Agenda
É um serviço para gerenciar agendas pessoais, corporativas/organizacionais e de equipe. Os usuários finais podem acessar as próprias agendas, marcar reuniões com outros usuários, além de reservar salas e recursos.
10. Google Keep
O Google Keep vai muito além de um “bloco de notas virtual”. Suas funções de criar, compartilhar e editar notas e lembretes online contribuem para melhora na produtividade. E a sincronização automática permite o acesso às informações atualizadas em qualquer dispositivo.
Ferramentas de armazenamento em Nuvem do Google Workspace
11. Google Drive
Permite o armazenamento, acesso e compartilhamento seguro de arquivos na Nuvem da Google Cloud. Dessa forma, eles podem ser acessados em qualquer hora, dispositivo e local, desde que o usuário tenha permissão.
12. Cloud Search
Essa ferramenta usa tecnologia de pesquisa da Google para te ajudar a encontrar os arquivos da sua empresa. Com acesso ao Gmail, Drive, Documentos, Planilhas, Apresentações, Agenda e vários outros produtos, o Google Cloud Search responde às perguntas e dá sugestões relevantes para encontrar a informação que precisa.
Ferramentas de desenvolvimento do Google Workspace
13. Google Sites
Facilita a criação de sites para uma equipe, um projeto ou um evento. Permitindo o trabalho colaborativo, incluindo pessoas que não possuem conhecimento em design ou programação.
14. Apps Script
É uma plataforma de códigos prontos, que simplifica o desenvolvimento de soluções empresariais para integrar, automatizar e ampliar os recursos no Google Workspace. Ele é indicado até mesmo para profissionais sem experiência em programação.
Ferramentas de segurança do Google Workspace
15. Admin
É o painel de gerenciamento do Google Workspace. Através dele, é possível adicionar usuários, gerenciar dispositivos e definir as configurações de segurança para proteger seus dados.
16. Endpoint
Reforça a segurança dos dados de negócio com o gerenciamento dos endpoints (computadores, tablets, smartphones etc) de colaboradores. Com ele, é possível exigir bloqueios de tela e senhas fortes, limpar dados confidenciais com a exclusão permanente do dispositivo ou a exclusão seletiva da conta.
17. Google Vault
Permite definir regras, períodos de retenção e guarda de dados ou documentos do Google Workspace. Além de possibilitar a recuperação de informações valiosas, mesmo de contas suspensas.
18. Work Insights
É uma ferramenta onde os gestores podem avaliar, em tempo real, como o Google Workspace afeta a organização. Através de insights de adoção de produtos como Gmail, Google Drive, Agenda, Documentos, Planilhas e Apresentações no domínio, equipe, grupo e nível organizacional.
Vantagens do Google Workspace
Depois de conhecer as ferramentas do GWS, já deu para notar o quanto a plataforma é completa. Provavelmente, também já foi possível identificar diversas vantagens que ela oferece.
Mas, ainda gostaríamos de destacar alguns benefícios importantes.
Por ser uma solução baseada em Nuvem, o GWS oferece benefícios essenciais para as empresas modernas. Como, por exemplo, acessibilidade, alta disponibilidade, flexibilidade e segurança.
Além disso, o Google Workspace oferece:
- Uma solução que se adapta a suas necessidades;
- Colaboração em tempo real;
- Tudo em um só lugar, o que dispensa a preocupação (e custos) com atualizações de softwares legados;
- Facilidade em gerenciamento de contas e dispositivos;
- Proteção de Dados reforçada com o Google Vault;
- Maior produtividade da equipe.
Como o GWS pode aumentar a produtividade no dia a dia
A maioria das pessoas (55%) que criam documentos compartilhados para colaborar com frequência , se sentem mais produtivas. O número faz parte de uma pesquisa realizada pela IDC Brasil, a pedido do Google Workspace.
Diante dos novos desafios impostos pelo mercado, a colaboração se mostra como um pilar essencial do Futuro do Trabalho. Isso fica claro no estudo da IDC, que foi realizado durante a pandemia (o maior desafio do mercado nos últimos tempos).
Segundo os entrevistados, empresas que já possuíam o hábito e ferramentas de colaboração:
- 75% disseram que foi fácil manter-se conectados a pares, equipes e demais áreas da empresa;
- 87% sentiram que a empresa teve maior velocidade de resposta;
- 75% se sentiram melhor e mais produtivos trabalhando à distância mesmo com todos os desafios impostos.
Entre os que já eram usuários do Google Workspace:
- 85% afirmaram que a empresa conquistou bons resultados porque as pessoas se tornam mais produtivas;
- 81% disseram que sua empresa passou a colaborar mais durante a pandemia.
Tudo isso é possível porque o Google Workspace:
- Agiliza a tomada de decisões com ferramentas de comunicação eficientes e fáceis de usar.
- Estimula e facilita a colaboração através de recursos em constante desenvolvimento.
- Mantém arquivos e dados seguros e fáceis de serem localizados.
- Permite a automatização de tarefas manuais repetitivas.
- Simplifica e agiliza rotinas e processos de trabalho.
- Fornece ferramentas para que todos os colaboradores estejam alinhados com os objetivos e métricas do negócio.
Como funciona o Google Workspace Pago
Muita gente não sabe, mas o Google Workspace possui uma versão paga. O desconhecimento é comum, e pode ser explicado pelo fato de conseguirmos acessar muitas de suas ferramentas gratuitamente. Como, por exemplo, o Gmail, Google Agenda, Google Docs, Google Meet (muito popularizado na pandemia) etc.
Entretanto, o Google Workspace empresarial oferece ferramentas e recursos avançados, que vão muito além do e-mail personalizado (voce@suaempresa). E, como o próprio nome sugere, é destinado a empresas.
Entre eles, podemos citar:
- Gmail comercial (personalizado, sem anúncios e com proteção contra phishing e spam);
- Google Meet com recursos avançados (videoconferências e chamadas de voz que podem durar até 24h e comportar até 500 pessoas);
- Google Drive com mais espaço (armazenamento em Nuvem seguro que pode ir de 30 GB até espaço ilimitado);
Vale ressaltar que os recursos avançados mudam conforme o plano contratado. Por isso que, por exemplo, o armazenamento no Google Drive pode variar entre 30 GB e espaço ilimitado por usuário. A regra é válida para as demais ferramentas também.
Atualmente, existem 4 planos empresariais no Google Workspace: Business Starter, Business Standard, Business Plus e Enterprise. E os que diferenciam, são os recursos e ferramentas oferecidas em cada plano. O faturamento é feito segundo o número de usuários, e o custo mensal por usuário varia de acordo com o plano.
Quanto custa o Google Workspace?
Primeiramente, é importante saber que as empresas podem escolher entre quatro opções de planos do Google Workspace.
Todos os planos incluem os seguintes aplicativos: Gmail, Drive, Meet, Calendar, Chat, Currents, Jamboard, Docs, Sheets, Slides, Keep, Sites e Forms.
Nesse sentido, a primeira opção de compra é o plano Business Starter que custa R$27 mensais, por usuário.
Entretanto, se o seu negócio precisa de mais flexibilidade no uso dos recursos, a segunda opção é o Business Standard que custa R$54 mensais, por usuário.
A terceira opção de plano é o Business Plus que custa R$81 mensais por usuário.
Por fim, chegamos a última opção de plano do GWS voltada para grandes corporações, o Enterprise.
É importante salientar que a negociação do preço por usuário é feita direto com o Google, que cria um pacote personalizado para as empresas.
Google Workspace vale a pena?
Depois de tudo o que falamos sobre o antigo G Suíte, a resposta é SIM!
Afinal, o Google Workspace é uma ótima solução para qualquer negócio quando se trata de hospedagem de e-mail e fornecer uma solução completa para colaboração e armazenamento de documentos.
Em suma, ele é extremamente acessível e intuitivo.
Além disso, a maioria dos seus funcionários provavelmente já está familiarizada com o Gmail, o que ajuda a reduzir o tempo necessário para aprender novas ferramentas.
Agora que você já sabe tudo sobre o GWS, que tal saber mais sobre Gestão de Tempo e outras tendências do Futuro do Trabalho?