Document AI: automatize sua extração de dados em documentos

Tempo de leitura: 4 minutos

Conheça o Document AI, a plataforma que automatiza o processamento de documentos e aumenta a eficiência e a precisão das operações empresariais

O Document AI é uma ferramenta revolucionária que está transformando a maneira como as empresas processam documentos.

Em um mundo corporativo onde eficiência e precisão são essenciais, essa tecnologia de inteligência artificial se destaca ao automatizar tarefas complexas, como a extração de dados e a análise de documentos.

Com o aumento do volume de informações e a necessidade de decisões rápidas e bem informadas, o Document AI torna-se uma peça chave para empresas que buscam otimizar seus processos, reduzir custos e melhorar a qualidade dos dados obtidos.

Descubra neste artigo:

• O que é Document AI?
• Quais benefícios ele oferece?
• Como funciona a sua plataforma?
• Aplicabilidades do Document AI
• Ferramentas disponíveis no Document AI
• Casos de uso

Boa leitura!

O que é Document AI?

Document AI é uma tecnologia que utiliza inteligência artificial para analisar, entender e processar documentos de maneira eficiente.

Desenvolvida pela Google, essa solução faz parte do portfólio da Google Cloud e automatiza tarefas como a leitura de textos, extração de informações e categorização de dados. Dessa forma, ela elimina a necessidade de processos manuais.

Além disso, o Document AI permite que empresas gerenciem grandes volumes de documentos de forma eficiente e ágil.

Com o uso de aprendizado de máquina, o sistema não apenas melhora continuamente, mas também se adapta a novos tipos de documentos e informações, tornando-se mais inteligente ao longo do tempo.

Em resumo, o Document AI transforma documentos em dados estruturados, o que facilita tanto a tomada de decisões quanto a automação de processos empresariais.

Quais benefícios ele oferece?

Os benefícios do Document AI são diversos e amplamente vantajosos.

Em primeiro lugar, ele reduz significativamente o tempo gasto no processamento manual de documentos. Como resultado, as empresas conseguem economizar recursos valiosos e aumentar a eficiência operacional. Além disso, a precisão na extração de dados é elevada, o que contribui para a minimização de erros humanos.

Outro ponto positivo é a escalabilidade, uma vez que o Document AI é capaz de lidar com grandes volumes de documentos sem comprometer a qualidade. Consequentemente, isso permite que decisões sejam tomadas de forma mais rápida e com base em informações precisas.

Por fim, a ferramenta se adapta a diferentes tipos de documentos, oferecendo não apenas flexibilidade, mas também personalização conforme as necessidades específicas de cada negócio.

Como funciona a sua plataforma?

A plataforma Document AI é organizada de forma modular, o que possibilita que as empresas escolham e personalizem as ferramentas que melhor atendem às suas necessidades. Em primeiro lugar, a estrutura é composta por três camadas principais:

• Camada de Entrada: esta camada representa a interface onde os documentos são carregados para processamento. A plataforma não só aceita uma variedade de formatos, como PDFs, imagens e documentos escaneados, como também prepara os arquivos para a análise. Nesse ponto, os documentos passam por um pré-processamento, que inclui limpeza de dados e conversão de formatos, se necessário.
• Camada de Processamento: Em seguida, o coração do Document AI entra em ação. A plataforma utiliza ferramentas avançadas, como o AutoML e o Document Understanding AI, para analisar os documentos, extrair informações relevantes e categorizá-los. Nessa fase, modelos de machine learning e inteligência artificial são aplicados para identificar padrões, entender o contexto e realizar tarefas complexas, como OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres).
• Camada de Saída: finalmente, após o processamento, os dados extraídos são organizados e estruturados para fácil integração com outras plataformas e sistemas empresariais. A saída pode ser entregue em diferentes formatos, como tabelas, planilhas, ou inserida diretamente em sistemas de gestão. Além disso, insights e relatórios são gerados para apoiar a tomada de decisões.

Assim, essa organização modular permite que a plataforma seja escalável e adaptável, atendendo tanto a pequenas empresas quanto a grandes corporações, com diferentes necessidades e volumes de documentos.

Aplicabilidades do Document AI

O Document AI oferece uma ampla gama de funcionalidades que ajudam as empresas a automatizar e otimizar o processamento de documentos. A seguir, listamos as principais:

• Extração de Dados: o sistema automaticamente identifica e extrai informações relevantes de documentos, como nomes, datas e valores. Assim, evita a necessidade de fazer esse trabalho manualmente.
• Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR): além disso, converte textos de documentos escaneados ou imagens em textos editáveis, facilitando a manipulação dos dados.
• Classificação de Documentos: o Document AI também organiza documentos em categorias específicas com base em seu conteúdo, garantindo maior organização e acessibilidade.
• Validação de Dados: ainda mais, a ferramenta verifica a precisão dos dados extraídos ao compará-los com fontes pré-definidas, assegurando a qualidade da informação.
• Análise de Sentimento: por outro lado, avalia o tom e a intenção do texto presente nos documentos, oferecendo uma visão mais detalhada sobre o conteúdo.
• Geração de Insights: o Document AI não só extrai dados, mas também fornece análises detalhadas e insights, ajudando na tomada de decisões estratégicas.
• Integração com APIs: por fim, facilita a integração com outras ferramentas e plataformas, permitindo que a automação se encaixe nos fluxos de trabalho já existentes.

Ferramentas disponíveis no Document AI

O Document AI oferece uma variedade de ferramentas que otimizam o processamento de documentos. Aqui estão as principais:

Document AI Workbench: permite a personalização de modelos de IA para atender a necessidades específicas de negócios.

AutoML Document AI: facilita a criação automática de modelos para extração de dados, sem necessidade de codificação.

Document Understanding AI: analisa e extrai insights de documentos complexos, tornando a análise mais eficiente.

Form Parser: foca na extração de dados estruturados a partir de formulários, automatizando esse processo.

Cloud Vision API: integra capacidades avançadas de OCR, melhorando o reconhecimento de textos em imagens e documentos escaneados.

Casos de uso

A planilha a seguir ilustra como o Document AI pode ser aplicado em diversos cenários empresariais.

Esses casos de uso demonstram a versatilidade da ferramenta e sua capacidade de otimizar fluxos de trabalho em diferentes setores.

Problema	Solução com Document AI
Processamento manual de faturas consome muito tempo	Document AI automatiza a leitura e extração de dados das faturas, reduzindo o tempo e aumentando a precisão.
Erro frequente na entrada de dados em formulários	Com o OCR do Document AI, os dados de formulários são extraídos automaticamente, eliminando erros de digitação.
Dificuldade em organizar documentos legais antigos	Document AI organiza documentos legais por categorias, facilitando a busca e a recuperação de informações.
Necessidade de extrair informações de contratos de maneira eficiente	Document AI extrai termos e cláusulas de contratos, permitindo uma análise rápida e precisa.
Classificação manual de e-mails é demorada	Document AI classifica automaticamente os e-mails por assunto e prioridade, acelerando o fluxo de trabalho.

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