Saiba o que é Drive Compartilhado e qual a sua importância
Respondemos as principais perguntas feitas em pesquisas na Internet sobre o Drive Compartilhado. A informação que você procura, muito provavelmente, está aqui!
Se a sua empresa busca mais flexibilidade e agilidade para resolver problemas, uma ótima alternativa é adotar um Drive Compartilhado.
Essa solução facilita a troca de dados entre times, mantendo todos integrados no seu dia a dia.
Assim, resoluções para problemas podem ser encontradas rapidamente, evitando perda de competitividade.
Quer saber mais sobre o tema e como utilizar essa solução pode trazer melhores resultados para o negócio?
Respondemos as principais dúvidas sobre o Drive Compartilhado neste artigo. Por aqui você vai encontrar:
O que é um Drive Compartilhado?
Como funciona o Drive Compartilhado?
Que tipo de acesso cada pessoa tem?
5 maneiras de otimizar a rotina de trabalho
Vantagens de utilizar o Drive Compartilhado
Como fazer um Drive Compartilhado?
Boa leitura!
O que é um Drive Compartilhado?
O Drive é um serviço de Armazenamento em Nuvem. Ou seja, permite aos seus usuários guardar e acessar arquivos através de qualquer dispositivo via Internet.
Já o Drive Compartilhado ganha uma função a mais: os colaboradores podem trocar arquivos continuamente.
Em resumo, ele cria um ambiente centralizado e acessível a várias pessoas.
Dessa maneira, as equipes podem armazenar, compartilhar, pesquisar e acessar arquivos com facilidade. E os times podem se manter integrados e capazes de se comunicar continuamente.
Como funciona o Drive Compartilhado?
O grande diferencial do Drive Compartilhado é que nele os arquivos pertencem à sua organização, e não ao colaborador que o criou.
Por isso, mesmo que uma pessoa deixe a equipe e sua conta seja excluída, os arquivos e pastas adicionados ou criados nos Drives Compartilhados permanecem.
Com isso, o restante da equipe pode continuar trabalhando e compartilhando as informações em qualquer lugar e dispositivo.
Mas, é importante ressaltar que ter um Drive Compartilhado não significa que todos terão acesso a tudo.
Afinal, dentro de uma empresa, algumas informações são (e precisam se manter) confidenciais.
No geral, as soluções que oferecem o serviço de Drive Compartilhado possuem também ferramentas que permitem controlar quem tem acesso ao quais pastas e documentos.
Se o tema permissões de acesso te interessa, continue a leitura! Pois, vamos falar mais sobre ele no próximo tópico.
Que tipo de acesso cada pessoa tem?
Como adiantamos, existem diferentes opções de Drives Compartilhados disponíveis no mercado. Por isso, os nomes e funcionalidades das permissões de acesso podem mudar de acordo com a solução escolhida.
Mas, de modo geral, vale salientar que existem diferentes níveis de acesso.
Por exemplo, um colaborador pode ter acesso para visualizar um arquivo, mas não ter autorização para editá-lo. Assim, o arquivo pode ser utilizado para consulta, enquanto a informação contida nele se mantém íntegra.
Outra funcionalidade interessante está na forma de conceder as permissões de acesso. De modo geral, ela pode ser feita de duas formas:
- Através de grupos: onde todos os contatos incluídos terão acesso a todas as pastas e arquivos dos Drives Compartilhados com o grupo.
- De modo personalizado: que permite dar acesso apenas ao arquivo ou pasta que o participante precisa, sem ter que compartilhar tudo que está no Drive.
Através dessas funcionalidades, o Drive Compartilhado consegue unir praticidade e controle na distribuição das informações do seu negócio. Garantindo que as pessoas certas tenham acesso aos dados certos.
5 maneiras de otimizar a rotina de trabalho
Agora que você já sabe como a solução funciona, pode estar se perguntando como utilizar o Drive Compartilhado para otimizar a sua rotina de trabalho e da sua equipe.
Separamos algumas ideias para tornar seu dia mais produtivo e fluido com essa solução:
- Projetos: para pessoas que participam do mesmo projeto;
- Eventos: para pessoas que trabalham em um evento ou material específico durante um período definido;
- Modelos: para armazenar arquivos que as pessoas podem copiar e reutilizar;
- Arquivos para toda a empresa: para armazenar arquivos que todos precisem acessar, como arquivos de treinamento;
- Arquivos confidenciais: para armazenar arquivos altamente confidenciais, em que você pode usar recursos de segurança que limitam o acesso.
Essas são apenas algumas sugestões, mas o Drive Compartilhado permite ainda outras numerosas possibilidades. Vamos falar sobre mais algumas delas no tópico a seguir.
Vantagens de utilizar o Drive Compartilhado
A computação na nuvem pode trazer vários impactos positivos para as empresas.
No caso do Drive Compartilhado, ele oferece a possibilidade de manter um fluxo de trabalho mais flexível e alinhado com as demandas do mercado e as tendências do Futuro do Trabalho.
Entre elas, podemos citar três tendências principais que são diretamente beneficiadas:
1. Transformação Digital
A pandemia só escancarou uma necessidade que já existia: toda empresa precisa da Tecnologia. A Computação em Nuvem, da qual o Drive Compartilhado faz parte, é uma forte aliada na Transformação Digital dos negócios.
2. Eliminação de Silos de Informação
Em um mercado de trabalho cada vez mais horizontalizado, fluido e multidisciplinar, restringir o acesso aos dados de negócio tem cada vez menos espaço. O Drive Compartilhado pode ajudar a dar acesso às informações com segurança.
3. Novos Formatos de Trabalho
O Trabalho Híbrido e Remoto vieram para ficar. Não apenas pela preferência dos colaboradores, mas também pela oportunidade das empresas de captar talentos fora da sua região. Para isso, entretanto, é necessária uma operação digitalizada.
Não é por acaso que o Drive Compartilhado se relaciona a essas tendências. Afinal, elas estão diretamente ligadas aos maiores benefícios desse tipo de solução de TI! São eles:
1. Mobilidade
O Drive Compartilhado pode ser utilizado para que as equipes mantenham uma rotina de alta mobilidade.
Sem comprometer, é claro, a qualidade dos serviços prestados.
Os usuários podem armazenar no drive todos os dados relevantes para as suas operações.
Assim, mesmo que trabalhem remotamente, poderão editar documentos e planilhas rapidamente.
2. Integração
Ter um Drive Compartilhado também garante a integração e a colaboração entre times do mesmo setor ou de áreas diferentes.
Afinal, todos conseguirão compartilhar arquivos rapidamente.
Isso gera inovação e um planejamento capaz de tomar decisões robustas em prazos menores.
3. Disponibilidade de Dados
A disponibilidade de dados também é ampliada com o uso de um Drive Compartilhado.
Para além das rotinas que envolvem o Trabalho Remoto, a empresa também poderá se resguardar caso problemas ocorram.
Essa ferramenta não substitui um mecanismo de backup. Entretanto, ela garante a acessibilidade de alguns registros caso um problema ocorra no hardware.
Se você ficou interessado por esses benefícios e está se perguntando: “afinal, como criar um Drive Compartilhado?” Continue a leitura! Vamos responder a sua pergunta a seguir.
Como fazer um Drive Compartilhado?
Recapitulando, o Drive Compartilhado é um serviço de Armazenamento em Nuvem. Por isso, antes de criá-lo, é necessário contratar esse serviço.
Vale ressaltar que existem opções gratuitas no mercado. Mas, no geral, elas apresentam menor espaço de armazenamento e menos recursos de segurança. Pois são voltadas mais para o uso pessoal.
Já quando o assunto é o uso empresarial, é preciso pensar em soluções mais robustas. Por exemplo, o Google Drive.
Solução da Google Cloud Platform para Armazenamento em Nuvem, o Google Drive oferece várias vantagens. Elas vão desde a contar com a infraestrutura e segurança de ponta do GCP, a mesma que abriga os dados da própria Google, até a integração com outras soluções da plataforma.
Outra grande vantagem é que, por fazer parte do Google Workspace, ao qual também pertence o Gmail, o Google Drive já faz parte do dia a dia de grande parte dos brasileiros. Ou seja, sua adoção apresenta uma curva de aprendizagem menor.
Mas, não acaba aqui! A lista de funcionalidades e benefícios é ainda muito maior.