Cómo las plataformas de productividad impulsan a su empresa
La colaboración empresarial como resultado del uso de plataformas de productividad es uno de los principales factores que ayudan a una organización a tener el éxito esperado en diferentes iniciativas.
Al proporcionar servicios a los consumidores, por ejemplo, permite que la compañía encuentre métodos más innovadores para ayudar a sus socios comerciales.
Cuando resolvemos problemas, ayuda a los empleados a rastrear rápidamente el origen de las fallas, reduciendo el impacto causado por las mismas.
En proyectos internos, la colaboración reduce errores y agiliza procesos. En la búsqueda de tales resultados, la Tecnología juega un papel clave, reduciendo las dificultades de la empresa para alcanzar sus objetivos.
Pensando en ayudarte a implantar estos procesos en tu empresa, te hemos traído una guía con buenas prácticas en el entorno de la colaboración.
¡Siga leyendo y aprenda cómo implementarlos y asegure la máxima productividad para su negocio!
Aquí encontrará:
Colaboración en la empresa: qué es y cómo funciona
El perfil de la empresa que utiliza plataformas de productividad
Creación de un entorno colaborativo con las plataformas de productividad de Google Workspace
Colaboración en la empresa: qué es y cómo funciona
En primer lugar, es muy importante tener en cuenta algunos temas esenciales para facilitar la comprensión y la importancia de este tema en su organización.
Entonces, comencemos hablando un poco sobre la etimología de la palabra.
“Colaborar” tiene muchos significados. Entre los más relevantes se encuentran:
Actuar juntos para lograr un mismo propósito;
ayudar a otras personas;
Participar en equipos de discusión;
Une dos o más ideas para generar una aún mejor.
Funciona más o menos así: imagina un equipo de fútbol callejero donde cada jugador se preocupe más por mostrar sus habilidades individuales, “montando un espectáculo”, sin pasar el balón ni preocuparse por los demás miembros del equipo.
Esta gente sólo juega por placer, sin ningún tipo de compromiso con el número de goles. Muy diferente a lo que ocurre normalmente en el fútbol profesional, donde todos los jugadores forman parte de un equipo.
Además del placer de salir a la cancha, los atletas juegan para ganar: hacen amigos, entrenan juntos y nunca hacen nada solo para ellos, sino para el conjunto.
Por no hablar de que hay más gente que no está en el foco, pero que está tan implicada como quién juega: preparadores físicos, entrenador, patrocinadores…
Ahora, imagine que cada uno de estos equipos puede representar su negocio. ¿Con cuál se identificaría su organización?
El perfil de la empresa que utiliza plataformas de productividad
Una empresa que valora la colaboración mutua entre departamentos y equipos involucra a sus empleados con clientes y socios, haciendo que tengan voz y puedan expandir el aprendizaje social y la gestión del conocimiento.
No crea que solo las grandes empresas pueden hacer esto: los emprendimientos de cualquier tamaño pueden garantizar un entorno más colaborativo. ¡Para eso, solo siga los consejos que se dirán en el tema a continuación!
Creación de un entorno colaborativo con las plataformas de productividad de Google Workspace
Crear un entorno de colaboración con las plataformas de productividad de Google Workspace es sencillo.
La empresa puede adoptar soluciones para diferentes propósitos, e integrándolas en su día a día, consigue eliminar cuellos de botella y reducir distancias.
Estas plataformas de productividad centralizan el acceso a los datos y facilitan el intercambio de información. Con esto, los gerentes pueden crear ambientes personalizados para enviar y recibir archivos importantes con seguridad y alto control.
Como un servicio de agenda y calendario compartido, Google Calendar puede ayudar a evitar el incumplimiento de los plazos y garantizar que todo el equipo trabaje en el mismo flujo de trabajo, por ejemplo.
De esta forma, será más sencillo seguir el progreso de cada equipo en las rutinas internas y así evitar retrasos.
El uso de la Tecnología en proyectos internos con equipos que están asignados en diferentes entornos también se puede hacer para eliminar los gastos de comunicación.
Las herramientas de comunicación de Google Workspace (como Chat y Meet, por ejemplo) ofrecen mayores ahorros, son fáciles de usar y son compatibles con múltiples dispositivos.
Por lo tanto, todos pueden estar seguros de que podrán intercambiar información cuando sea necesario.
Además, la plataforma es el lugar perfecto para seguir desarrollando y aplicando el trabajo en equipo de su organización.
Al fin y al cabo, promover una cultura donde cada vez haya más colaboración entre todos los equipos es algo que los desarrolladores de Google Cloud valoran y, por ello, todos los productos permiten que más de un colaborador trabaje en él a la vez.
De esta forma, hay un gran ahorro en el tiempo empleado en ejecutar una determinada demanda, reducción de posibles errores en el trabajo, mayor calidad de servicio, ¡además de muchos otros beneficios!
Seguridad primero
Por ser un servicio que se brinda a través de la Nube, las herramientas de productividad de Google Workspace ya ofrecen una gran seguridad a las organizaciones.
Además, con ellos, los administradores pueden disponer de una protección total de datos de forma fiable y personalizable.
Un buen ejemplo de esto es Vault, que le permite crear reglas de retención y espera, así como buscar y exportar los datos de sus empleados en Google Workspace.
En caso de fugas de datos, el responsable de seguridad puede utilizar el Vault para rastrear y recopilar el historial completo de los usuarios involucrados, la ruta seguida por la información, incluso si ha sido eliminada por un empleado, de manera de proteger la empresa en caso de estos incidentes.
Sin mencionar que Google Workspace cumple con estrictos estándares de privacidad y seguridad, y tiene configuraciones y herramientas de productividad que cumplen con los requisitos de GDPR en el entorno de colaboración.
Otra ventaja es poder confiar en la inteligencia artificial presente en los productos para detectar cuando una persona ajena a su organización es etiquetada en un determinado documento u hoja de cálculo.
La misma regla se aplica a Meet, ya que alguien externo a la organización solo puede unirse a una determinada reunión si hay permiso de quienes están dentro de la empresa.
Todavía vale la pena recordar que Google Workspace ha recibido varias actualizaciones con respecto a la seguridad y el control de acceso, que se pueden configurar fácilmente. La suite de colaboración, no obstante, sigue la premisa de la usabilidad.
Por lo tanto, aun elevando el nivel de seguridad de su entorno, los usuarios de su empresa podrán seguir trabajando de forma ágil y colaborativa.
¿Te gustó este tema y quieres saber más? Entonces descarga la nueva guia para líderes sobre el futuro del trabajo para entender cómo Google Workspace puede impulsar a tu empresa. ¡Haga clic aquí para ver el estudio completo!