Trabajo Híbrido: Las ventajas de utilizar Google Workspace

Finalizó la pandemia ¿todos de regreso a la oficina? ¡Pues no del todo! En una encuesta reciente, el 38% de las personas prefieren cambiar de empleo antes de tener que regresar a un modelo de trabajo completamente presencial. El mayor impacto en la dinámica laboral que supuso la pandemia de covid-19 fue justamente acelerar una tendencia que poco a poco venía ganando fuerza en el mercado: el trabajo híbrido.

Esta modalidad aporta mayor flexibilidad laboral, optimiza la rutina y permite más convivencia familiar que el trabajo presencial. Al mismo tiempo, garantiza reuniones cara a cara con los compañeros de trabajo, a diferencia de la oficina en casa.

Además ¡el trabajo híbrido genera ahorros! 

Según una encuesta realizada por la multinacional de Software Zoho, profesionales en México, Colombia, Argentina, Chile y Perú ahorraron una media de 7 mil US$ en el último año trabajando bajo este formato.

Sin embargo, en un escenario tan dinámico, ¿cómo puedes asegurarte de que todos los equipos puedan colaborar?

¿Cómo puedes asegurarte de que tengan acceso a toda la información y las herramientas que necesitan?

Más que otorgar acceso ¿cómo garantizar la seguridad de la información y seguir cumpliendo con la legislación en materia de Protección de Datos?

En el siguiente artículo responderemos a estas preguntas bajo la perspectiva de la herramienta de productividad y colaboración empresarial más eficiente del mercado actual, como lo es Google Workspace.

Tópicos a tratar:

Google Workspace y el trabajo híbrido post-pandemia

Ventajas de Google Workspace con respecto a Microsoft 365

Cómo mejorar la comunicación con Google Workspace

Cómo IPNET puede transformar el espacio de trabajo con una cultura de colaboración

Google Workspace y el trabajo híbrido post-pandemia

Google Workspace mantiene a sus equipos integrados y colaborando en tiempo real, independientemente de dónde se encuentre físicamente cada empleado.

También fomenta el trabajo en equipo en la oficina. Sus herramientas interactivas rompen las barreras entre departamentos y permiten que personas de diferentes equipos colaboren con facilidad.

¡Pero es en el trabajo híbrido donde Google Workspace realmente brilla! Eso es porque las soluciones innovadoras de la suite ofrecen la flexibilidad que exige esta modalidad.

Por ejemplo, si después de un día en la oficina, un empleado necesita trabajar desde casa, no hay necesidad de preocuparse por copiar archivos, asistir a reuniones o mantener la comunicación.

Con Google Workspace, con solo tener acceso a Internet, se puede trabajar desde cualquier parte del mundo.

Pero si bien esta es la gran ventaja de esta herramienta, también es lo que preocupa a muchos directivos. Después de todo, se preocupan por la seguridad de la información.

El miedo es comprensible, pero no justificado. Bueno, Google Workspace tiene varias herramientas para garantizar la seguridad de los datos. Entre ellas:

• Acceso basado en el contexto;
• Políticas de control (que puede personalizar según sus necesidades);
• Autenticación de dos factores;
• Sistema ANTISPAM;
• completo panel de control para controlar y auditar los accesos y acciones de los usuarios en la plataforma;
• Prevención de pérdida de datos (DLP) en el paquete Enterprise.

Finalmente, lo que el modelo de trabajo híbrido exige a las empresas es precisamente que estén preparadas para ser flexibles, garantizando al mismo tiempo la misma experiencia laboral para los empleados en la oficina y en remoto (no favoreciendo a ninguno de los dos).

Ventajas de Google Workspace con respecto a Microsoft 365

Google Workspace no es la única solución de colaboración en el mercado, sin embargo, lo realmente interesante son las ventajas que este ofrece en relación a sus competidores.

En primer lugar, la retroalimentación es más fácil con Google Workspace, según los usuarios. 

La conclusión es parte de una investigación realizada por Quadrant Strategies, que encuestó a usuarios de Google Workspace y Microsoft 365.

Entre los aspectos más destacados de la investigación, podemos mencionar:

• El 50 % de los usuarios de Google Workspace está totalmente de acuerdo en que es fácil hacer que el equipo proporcione comentarios sobre los documentos. Mientras que solo el 38% de los usuarios de Microsoft 365 son de la misma opinión;
• El 84 % de los usuarios de Google Workspace revisan y editan el mismo documento durante una reunión regular, en comparación con solo el 69 % de los usuarios de Microsoft 365;
• El 92% de los usuarios de Google Workspace dicen que la colaboración en tiempo real se ha convertido en el estándar para crear documentos en su equipo. Entre los usuarios de Microsoft 365, solo el 78 % hace esta afirmación;
• El 95% de los usuarios de Google Workspace pueden trabajar fácilmente con varias personas en el mismo documento. Entre los usuarios de Microsoft 365, este número se reduce al 84%.

Si bien ambas suites tienen un impacto positivo en la colaboración, Google Workspace ha generado de manera constante mayores impactos y, a veces, por un margen considerable.

El impacto acumulativo de estas ventajas es una empresa donde las personas trabajan más juntas y mejor.

Cómo mejorar la comunicación del trabajo híbrido con Google Workspace

Google Workspace está dando forma al futuro del trabajo. Y tú, aún sin darte cuenta, probablemente ya seas parte de esta transformación. ¿Quieres ver cómo?

¿Cuántas veces durante la pandemia participaste en una reunión o clase a través de Google Meet? ¿O compartiste un archivo de texto en Google Docs con un compañero de trabajo, o superior, para que ingresen tus comentarios?

¿Te han invitado a un evento a través de Google Calendar?

Los ejemplos son infinitos. El caso es que estas herramientas ya forman parte de nuestro día a día. Por eso es tan importante saber usarlas correctamente.

Para facilitar la comprensión de las herramientas de Google Workspace, podemos dividirlas en 3 grandes grupos:

Comunicación

Formado por Gmail, Google Chat y Google Meet, este grupo tiene como objetivo mantener a los empleados conectados. Ya sea a través de correos electrónicos, mensajes instantáneos o videoconferencias.

Colaboración

Cuando se trata de trabajo en equipo, Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones de Google son las herramientas ideales. 

Esto se debe a que permiten que todos los miembros del equipo trabajen simultáneamente en el mismo archivo, ya sea editando, sugiriendo cambios o comentando.

Además, todas las modificaciones se guardan automáticamente y un historial completo registra todos los cambios realizados en el archivo y quién fue el colaborador responsable.

Intercambio

Google Drive es el espacio de almacenamiento en la nube de Google Workspace, que permite compartir todo tipo de archivos.

El acceso es a través de Internet y el propietario del archivo puede controlar quién puede verlo, comentarlo o editarlo.

Con la inteligencia artificial de Google, Google Drive te permite encontrar archivos aún más fácilmente a través de la barra de búsqueda.

Usadas correctamente, las herramientas de Google Workspace pueden mejorar la comunicación y mejorar la productividad del equipo, ya sea en el modelo de trabajo híbrido o tradicional.

Cómo IPNET puede transformar el espacio de trabajo con una cultura de colaboración

¡Tenemos que hablar de la Cultura de la Colaboración! Según una investigación realizada por Google, el período de trabajo remoto forzado trajo aprendizajes valiosos sobre el futuro de las oficinas.

Entre los insights, durante el trabajo remoto, empresas con cultura colaborativa:

Sentían que tenían una mayor velocidad de respuesta (87%);

Se sintieron mejor y más productivos trabajando de forma remota (75%);

Dijeron que era fácil mantenerse conectado (75%);

La Cultura de Colaboración ya no es el futuro del mercado laboral, ¡es el presente! e IPNET Growth Partner puede ayudarlo a hacerlo realidad en su empresa.

Con experiencia en herramientas de colaboración de Google Workspace y transformación digital personalizada, contamos con un equipo que te apoya desde la migración a Google Workspace hasta la capacitación de tus empleados.

Más que brindar soluciones listas para usar, buscamos comprender tus necesidades y guiarte a través de las herramientas que ofrece Google Workspace. Para que puedas sacar el máximo partido a la plataforma.

¿Quieres obtener más información sobre cómo podemos ayudarlo a aprovechar al máximo Google Workspace? ¡Haz clic en cálculo de precios para Google Workspace y cotiza!

Te invitamos, también, a echar un vistazo por nuestras redes sociales, así conocerás un poco más el uso de estas herramientas de Google Workspace de la mano de IPNET.