Microsoft 365 o Google Workspace: ¿Cuál plataforma es mejor?

Conoce las diferencias entre Microsoft 365 y Google Workspace y cuál de ellas termina a la larga por ser más conveniente para su empresa.

Todas las empresas, independientemente de si trabajan en la oficina, de forma remota o en un formato híbrido, necesitan soluciones de productividad que permitan a los empleados trabajar juntos de manera eficiente con sus colegas.

En este escenario, sería ideal contar con herramientas de colaboración en tiempo real, almacenamiento de datos, calendarios y aplicaciones a las que los trabajadores remotos puedan acceder de forma segura en casa, en la oficina o, en el peor de los casos, atrapados en su camino al trabajo.

Al final, la oferta existente de estos proveedores de servicios en un mercado equivocadamente polarizado es bastante clara: una batalla directa entre Google Workspace (anteriormente conocido como G Suite) y Microsoft 365.

En teoría, los dos paquetes de productividad que compiten son similares. Ambos ofrecen herramientas de productividad estándar que incluyen procesamiento de textos, hojas de cálculo y aplicaciones de presentación, junto con correo electrónico comercial, un sistema de calendario y almacenamiento en la nube, todo administrado a través de una consola de administración basada en la web.

Sin embargo, si hacemos zoom sobre ellos, encontraremos que Google Workspace es la mejor opción para los más variados lugares de trabajo que tenemos hoy en día.

A diferencia de las aplicaciones de Microsoft, que se diseñaron originalmente para computadoras de escritorio, Google Workspace se creó en la nube, para la nube.

Con eso en mente, hemos enumerado cinco razones por las que Google Workspace es la mejor opción para su empresa.

1. Microsoft 365 vs Google Workspace: No más downloads de software

A diferencia de Microsoft 365, donde los usuarios deben descargar programas a sus computadoras, Google Workspace es una plataforma hecha 100% para usar en Internet.

Puedes acceder a Gmail, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Meet, Calendario y todas las aplicaciones de la plataforma con cualquier sistema operativo, en cualquier dispositivo y desde cualquier navegador.

Todos los usuarios obtienen un Google Drive asignado a su correo electrónico y el espacio de trabajo almacena automáticamente todos sus archivos.

Los administradores también pueden configurar unidades de equipo y carpetas para departamentos, equipos de proyecto o cualquier otra categoría y asignar los permisos de archivo apropiados.

Con Google Workspace ya no tendrá que preocuparse por descargar programas o suspender operaciones durante varios minutos (quizás horas) debido a las tediosas actualizaciones de software.

2. Fácil incorporación de los miembros del equipo

Las aplicaciones de Google Workspace tienen una interfaz de usuario mucho más simple y optimizada que las aplicaciones de Microsoft 365, lo que elimina la molestia de agregar nuevos miembros al equipo.

Sin mencionar que la mayoría de las organizaciones que cambian a Google descubren que sus empleados ya están usando sus productos, especialmente la Búsqueda de Google y Gmail.

Debido a esto, necesitan muy poca capacitación para acostumbrarse a Workspace.

3. Microsoft 365 vs Google Workspace: Autosave integrado y control automático de versiones

De forma predeterminada, Google Workspace guarda automáticamente todos los archivos en Google Drive. Incluso si un usuario olvida nombrar un documento, y también guarda los cambios continuamente mientras el usuario trabaja.

Así, los usuarios no perderán su trabajo si su computadora falla o cierra un documento accidentalmente, asegurándose de trabajar sobre la última versión del documento.

Además, el control de versiones es automático y funciona igual en todos los dispositivos y navegadores. Al ir a Archivo > Historial de versiones, los usuarios pueden ver todas las ediciones y restaurar versiones anteriores de documentos con un solo clic.

4. Colaboración sin esfuerzo

Cuando se diseñaron por primera vez las aplicaciones de Microsoft, “colaborar” en documentos significaba compartir archivos en disquetes.

Las aplicaciones de Microsoft 365 de hoy en día tienen una función de “coautoría” que teóricamente admite la colaboración en tiempo real. Sin embargo, en realidad, esto es muy difícil de usar.

Para que varios miembros del equipo puedan “coescribir” con éxito en tiempo real, todas las estrellas deben alinearse perfectamente.

Debe haber configuraciones como qué cliente está usando cada “coautor”, dónde lo usa, dónde se almacena el archivo y si todos los usuarios son parte de la misma organización.

También debe definir si todos juegan un papel en cómo se comparten los archivos, qué deben hacer los coautores para comenzar a editar. Además, si pueden ver actualizaciones en tiempo real si más de una persona está trabajando en el documento al mismo tiempo. 

Mientras tanto, en Google Workspace, compartir documentos a través del tiempo y el espacio es mucho más fácil. Los usuarios pueden hacer que la herramienta envíe invitaciones para acceder al documento o compartir enlaces manualmente.

Los usuarios invitados simplemente hacen clic en el enlace y comienzan a editar directamente desde el navegador de su elección. Cuando dos o más usuarios editan al mismo tiempo, pueden ver los cambios en tiempo real, independientemente del navegador o dispositivo que usen.

Además, incluso pueden editar y colaborar en documentos de Microsoft con la función de edición de Office de Google Workspace.

Los usuarios de Google pueden trabajar y colaborar en archivos de Microsoft en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, sin tener que convertir archivos de Microsoft. De la misma forma pueden abrir y editar archivos de Microsoft directamente desde un archivo adjunto de Gmail, sin bajar el documento para abrir en Google Drive.

5. Microsoft 365 vs Google Workspace: Ahorro de costos y opciones de licencia más sencillas

Las suscripciones de Microsoft 365 se dividen en varios niveles de servicio y puede ser difícil entender qué se incluye en cada nivel. Todos requieren un compromiso de licencia anual y cada usuario puede instalar las aplicaciones de productividad de Office en solo cinco dispositivos. 

La estructura de precios de Google Workspace facilita la comprensión de lo que se incluye en cada nivel de servicio. Y los usuarios pueden acceder a sus aplicaciones en una cantidad ilimitada de dispositivos, independientemente de la licencia.

Si bien la complicada estructura de suscripción de Microsoft hace que sea imposible comparar los planes en paralelo. La mayoría de las organizaciones ven un promedio de $1 millón en ahorros de costos durante un período de cinco años por cada 3000 usuarios que se mudan a Google Workspace.

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