Herramientas de Colaboración: 5 claves para la toma de decisiones
Las organizaciones agregan valor a sus operaciones a través del trabajo en equipo. Utilizan herramientas de colaboración que optimizan la relación laboral entre los miembros del equipo.
La colaboración es fundamental, bien sea para llevar adelante un emprendimiento de e-commerce, una startup o una multinacional de transporte y logística.
Sin embargo, la toma de decisiones puede llegar a ser un reto donde el gestor se vea aislado entre datos y papeles.
Es fundamental que todos los eslabones del proceso de toma de decisiones, desde los analistas y científicos de datos, los stakeholders hasta los decisores puedan concatenar voluntades para convertir este duro trabajo en algo sobrellevable al compartirse las cargas.
De esta manera, a través de la suite de productividad Google Workspace, podemos facilitar el proceso de toma de decisiones mejorando la dinámica de equipo.
A continuación, compartiremos 5 acciones empresariales donde el uso de herramientas de colaboración de Google Workspace (6 dentro de la suite específicamente) pueden convertir nuestra organización en una compañía Data Driven.
Tópicos a tratar:
Realizar búsquedas de archivos de Drive en MySQL
Herramientas de colaboración: Videollamadas – Mantente en contacto con decisores y stakeholders
Monitorea los feedbacks de los involucrados en el proceso de toma de decisiones
Herramientas de colaboración: Hojas de Cálculo – Conecta tus tablas de datos a BigQuery
Presenta los resultados y visualizaciones de DataStudio en websites dinámicos y atractivos
IPNET como especialista en Workplace Transformation
Realizar búsquedas de archivos de Drive en MySQL
Herramienta Google Workspace: Google Drive
Una de las primeras etapas del proceso de análisis de datos para una toma de decisiones Data Driven es la preparación de los archivos.
La preparación nos permitirá identificar y localizar la información dentro de una base de datos, facilitándonos la obtención de métricas que nos permitirán medir resultados.
Mediante el uso de Google Drive, los equipos interdisciplinarios pueden diariamente y de forma automática almacenar información de sus operaciones que posteriormente podrán ser buscadas por los analistas a través de MySQL.
Con acceso a datos de Google Drive en vivo desde MySQL Workbench, se puede consultar y actualizar fácilmente Google Drive, tal como lo haría con una base de datos MySQL.
Herramientas de colaboración: Videollamadas – Mantente en contacto con decisores y stakeholders
Herramienta Google Workspace: Google Meet
Al momento de hacer procesos de limpieza y organización de la data de nuestra empresa, es fundamental tener un contacto en tiempo real y efectivo tanto con los líderes que utilizarán los análisis para el proceso de toma de decisiones, así como otros involucrados.
Es decir, las tablas y hojas de cálculo ameritan una revisión que sugiere trabajar sobre lo ya realizado previamente por otro colaborador, donde es de vital importancia mantenerse comunicado con los otros actores del proceso.
Pero si bien es cierto que actualizar y ordenar nuestras tablas de datos y hojas de cálculos representa un aumento en las probabilidades de tomar decisiones más acertadas, el hecho de modificar datos existentes es un acto poderosamente delicado y a veces riesgoso.
Tener la responsabilidad de transformar bases de datos es una tarea que debe ser supervisada de manera minuciosa.
Así, en un ambiente de trabajo híbrido, Google Meet ofrece el escenario ideal para gestionar la comunicación entre equipo, líderes y decisores.
A su vez, Google Meet está vinculado con otras herramientas de colaboración de Google Workspace a través del poder del Smart Canvas. Con una simple arroba es posible interactuar, planificar, supervisar y corregir en tiempo real muchas de nuestras actividades.
Monitorea los feedbacks de los involucrados en el proceso de toma de decisiones
Herramienta Google Workspace: Google Forms
Esta es una acción directamente relacionada con el punto anterior. La toma de decisiones no es lineal ni unidireccionales. Esta requiere de la participación de varios factores, donde los datos a evaluar pueden regresar a etapas previas de revisión.
Es así como no sólo es importante poder tener la posibilidad de reunirte con gestores, stakeholders, gerentes decisores y otros analistas. Lo es también disponer de un canal que habilite los comentarios y recomendaciones de forma directa.
En ocasiones, estos comentarios no deben ser muy amplios, sino concretos, directos y asertivos, intentando atacar la raíz del problema. Un feedback más eficiente iría de la mano a preguntas cerradas o semicerradas.
Con una de las herramientas de colaboración, Google Forms, se puede estructurar un formato predeterminado de feedback creando preguntas específicas y delimitando el rango de respuesta, a la vez que ya la misma aplicación ofrece una interfaz simple para juntar y revisar los datos obtenidos.
Con Google Forms tenemos la opción de preparar encuestas y cuestionarios que le permiten al resto de los involucrados retroalimentar el proceso de una manera eficaz.
Herramientas de colaboración: Hojas de Cálculo – Conecta tus tablas de datos a BigQuery
Herramienta Google Workspace: Google Sheets
Desde que existen las hojas de cálculo, infinitos campos han sido llenados en cada computador, ingresando información detallada a nuestras organizaciones. Es probable que existan empresas que manejen archivos pequeños, fácilmente manipulables. Sin embargo, tenemos también empresas que registran una cuantía gigantesca de datos en sus hojas, haciendo la revisión tarea compleja para un analista.
Ahora imagina poder buscar información exacta entre miles de hojas de cálculo como si lo estuvieras haciendo desde el Google Browser con la misma rapidez. La buena noticia es que esto es posible gracias a BigQuery.
BigQuery es una herramienta de Google Cloud Platform (GCP) que permite obtener información desde dentro de nuestras bases de datos a través del uso de un lenguaje de programación llamado SQL.
A efectos de este artículo, lo más destacable que podemos señalar de BigQuery es su capacidad de vincularse con Google Sheets y realizar pesquisas entre una infinidad de filas y columnas, insisto, con la misma practicidad y velocidad que el Google Browser.
Y si tienes dudas porque en tu organización están acostumbrados a trabajar con Microsoft Excel, te comento que Google Sheets, como una de las herramientas de colaboración, tiene la capacidad de convertir archivos no sólo en formato .xls sino también .csv, permitiendo la lectura de archivos de diversas fuentes.
Presenta los resultados y visualizaciones de DataStudio en websites dinámicos y atractivos
Herramienta Google Workspace: Google Sites y Google Slides
Una de las últimas etapas antes de implementar acciones en una toma de decisión es la presentación de los resultados del análisis.
En esta se colocan sobre la mesa todos los datos recolectados y las conclusiones que su estudio respectivo arrojó.
Una de las herramientas más utilizadas que Google disponibiliza para la visualización de análisis de datos es LookerStudio.
Vale destacar que esta aplicación es completamente gratuita, permitiendo en una menor escala lo que herramientas como Looker ofrecen.
Al presentar los resultados del análisis de datos, LookerStudio posee conectores que permiten a analistas exponer las gráficas y visualizaciones en Google Sites y Slides.
Las herramientas de colaboración de Google Workspace, entre las que también podemos señalar a Google Sheets, poseen conectores que las vinculan con LookerStudio, pudiendo generar inputs y outputs en ambas direcciones para el intercambio de datos entre ellos.
IPNET como especialista en Workplace Transformation
Siendo el principal socio de Google Cloud para América Latina, IPNET Growth Partner ha apoyado a cientos de clientes a lo largo y ancho del continente convirtiendo a empresas en Data Driven.
Empresas como Sulamérica, una de las principales compañías de seguros del hemisferio, han confiado en el nivel de experticia de IPNET para llevar alrededor de 2000 licencias de Google Workspace, transformando la dinámica laboral de la aseguradora.
Si quieres saber más sobre cómo IPNET puede apoyarte con la adquisición de licencias de Google Workspace, te invitamos a que accedas a este cálculo de precios para sus herramientas y estés un poco más al tanto sobre sus planes disponibles.
Échale un vistazo a nuestras redes sociales para conocer un poco más del uso de estas herramientas de Google Workspace de la mano de IPNET.