Google Hojas de Cálculo: Descubre sus aportes a tu empresa
¡Descubre las diferentes funciones de Google Hojas de Cálculo y cómo pueden hacer que tu día a día sea más fácil!
Lanzada en 2006, Google Sheets (conocida en español como Google Hojas de Cálculo) revolucionó la forma de crear y compartir este tipo particular de documentos.
Con una experiencia completamente en línea, la herramienta innovó al permitir la edición simultánea en tiempo real por parte de diferentes colaboradores, desde cualquier dispositivo conectado a internet.
¡Pero no se detiene allí! Tras más de una década de existencia, Google Sheets no deja de lanzar nuevas funciones para optimizar aún más el día a día de sus usuarios.
Lo que surgió como una solución al casi interminable intercambio de correos electrónicos, en un intento de colaborar en una misma hoja de cálculo (que siempre topaba con la posibilidad de que alguien visualizara un archivo desactualizado) hoy cuenta con recursos de automatización e inteligencia artificial.
En este artículo, presentaremos esta herramienta y mostraremos cómo puede beneficiar a su empresa y empleados.
Aquí encontrarás:
Qué es Google Hojas de Cálculo
¿Para qué sirve?
Cómo funciona Google Hojas de Cálculo
Características Principales de Google Hojas de Cálculo
Ventajas de usarlo
Google Hojas de Cálculo vs Microsoft Excel
Cómo contribuye Google Hojas de Cálculo a la productividad empresarial
Cómo usar Google Hojas de Cálculo en diferentes áreas
¡Feliz lectura!
Qué es Google Hojas de Cálculo
Google Sheets es una herramienta para crear y editar hojas de cálculo completamente en línea. Es decir, desde su creación hasta su edición y almacenamiento, todo el proceso se realiza a través de internet.
Esto permite, por ejemplo, que los usuarios accedan y editen hojas de cálculo desde diferentes ubicaciones y dispositivos. Todo lo que necesita es una conexión a Internet y, por supuesto, permiso para acceder a los archivos.
Google Sheets no es la única herramienta basada en la web de Google. Junto a Docs, Slides y otras aplicaciones de colaboración forman parte de Google Workspace.
¿Para qué sirve?
Google Sheets sirve para organizar, analizar y visualizar datos de manera eficiente y colaborativa.
Es ampliamente utilizado en entornos empresariales, educativos y personales para tareas como seguimiento de presupuestos, planificación de proyectos, creación de informes, análisis de datos y más.
Cómo funciona Google Hojas de Cálculo
Para acceder a las funciones que ofrece Google Hojas de Cálculo no es necesario instalar ningún software. Esto es posible gracias a la nube, tecnología en la que se basa la herramienta.
En la práctica, significa que las hojas de cálculo creadas a partir de Google Sheets se guardan en servidores externos, ubicados en los grandes Centros de Datos de Google Cloud. Allí están protegidos por contraseñas de acceso, de datos y otras medidas de seguridad de última generación.
Estar basado en la Nube (como también se conoce a la tecnología Cloud Computing) aporta varias ventajas al funcionamiento de Google Sheets. Entre ellos:
- Acceso remoto vía internet.
- Ahorro de espacio de almacenamiento interno (ya sea en una máquina o en servidores locales).
- Colaboración simultánea de varios colaboradores en una misma hoja de trabajo.
- Guardado automático de todos los cambios realizados en el archivo.
- Sincronización en tiempo real, que mantiene la hoja de cálculo siempre actualizada.
- Mayor seguridad de datos.
- Acceso a funciones avanzadas de automatización e inteligencia artificial.
- Integración simplificada con otras herramientas de Google Workspace y de terceros.
Características Principales de Google Hojas de Cálculo
- Colaboración en Tiempo Real: Google Sheets permite a múltiples usuarios trabajar simultáneamente en la misma hoja de cálculo, lo que facilita la colaboración y la toma de decisiones compartida.
- Fórmulas y Funciones Avanzadas: Ofrece una amplia gama de fórmulas y funciones predefinidas que permiten realizar cálculos complejos y análisis de datos avanzados de manera sencilla.
- Visualizaciones y Gráficos Personalizables: Los usuarios pueden crear gráficos y visualizaciones personalizadas a partir de los datos de la hoja de cálculo, con opciones de personalización para ajustar el aspecto y la presentación de los gráficos según sus necesidades específicas.
Ventajas de usarlo
Con su facilidad de uso y sus características innovadoras, Google Sheets se ha convertido en una opción.
Aquí te presentamos sus ventajas de uso:
Acceso en cualquier lugar:
Al estar alojado en la nube, Google Sheets ofrece acceso desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que permite a los usuarios trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Colaboración Eficiente:
Facilita la colaboración entre equipos con la función de colaboración en tiempo real, eliminando la necesidad de enviar archivos adjuntos por correo electrónico o gestionar múltiples versiones de un documento.
Actualizaciones Automáticas y Guardado Automático:
Google Sheets guarda automáticamente los cambios realizados en una hoja de cálculo y ofrece actualizaciones en tiempo real, garantizando que los datos estén siempre actualizados y disponibles para todos los colaboradores.
Costo Cero:
Es gratuito para uso personal y empresarial, lo que lo convierte en una opción atractiva para empresas de todos los tamaños y presupuestos.
Google Hojas de Cálculo vs Microsoft Excel
Es casi imposible hablar de hojas de cálculo sin mencionar Excel. Creado en 1987 por Microsoft, el software para crear hojas de cálculo fue uno de los primeros dirigidos a las empresas. Por lo tanto, ganó mucha popularidad.
Durante mucho tiempo, Excel fue la única solución disponible, o al menos el más conocido. Por tanto, la comparación entre ésta y cualquier nueva herramienta que aparece en el mercado es prácticamente inevitable.
Por lo tanto, es lógico que Google Sheets no sea diferente. Y nada mejor para comparar estas dos herramientas que una hoja de cálculo.
¡Vea las diferencias y similitudes entre Excel y Google Hojas de Cálculo a continuación!
| Excel | Google Sheets | |
| Access | Es necesario descargar el Paquete Office y pagar una suscripción. | No necesitas instalar ningún programa. El acceso es a través de Internet. |
| Almacenamiento | Inicialmente, el almacenamiento era local. Comenzó a funcionar en la nube recién en 2021. | Nativa en la Nube. |
| Funcionalidades | Son las mismas en ambas herramientas. Pero, al ser nativo digital, Google Sheets ofrece una mejor usabilidad. Como, por ejemplo, fórmulas específicas que buscan información en línea en tiempo real. | |
| Compartir | Es necesario almacenar la hoja de cálculo dentro de OneDrive para que otra persona pueda acceder a ella de forma remota. | Le permite compartir hojas de trabajo, con o sin restricciones de modificación. |
| Colaboración | No es posible editar simultáneamente. | Permite la colaboración en tiempo real con otros usuarios y la creación de comentarios para otros colegas. |
| Límite celular | 17 mil | millones 5 millones |
| Modelo de contratación | Es necesario adquirir la licencia de uso y realizar actualizaciones de software cuando sea necesario. | En los planes de pago, la facturación se calcula por uso, es decir, por el número de usuarios. Las actualizaciones se realizan automáticamente. |
Con la mayor oferta de herramientas de hojas de cálculo digitales del mercado, la competencia entre ellas ha crecido. Por lo tanto, cada vez que se crea una nueva función, los competidores se apresuran a ofrecerla también a sus usuarios.
Ante este escenario, la tendencia es que las diferentes herramientas sean cada vez más similares. Pero, como destacamos en la hoja de cálculo anterior, todavía existen diferencias significativas entre ellos.
Prestar atención a estos “detalles” es importante a la hora de decidir qué opción es la mejor para ti. Después de todo, migrar a una nueva herramienta requiere una inversión de tiempo y dinero.
Cómo contribuye Google Hojas de Cálculo a la productividad empresarial
Según el propio Google Cloud, Sheets (o Google Sheets) se creó para “satisfacer las necesidades de las organizaciones que necesitan agilidad”. Es por ello que cuenta con tantas funcionalidades que ayudan a optimizar la rutina de trabajo. ¡Mira algunos de ellos a continuación!
Acceso sin conexión
A pesar de ser una herramienta que funciona a través de Internet, Google Sheets también permite a sus usuarios crear y editar archivos cuando no están conectados.
Autocompletar
Smart Fill acelera el proceso de llenado de la hoja de trabajo al detectar patrones y hacer sugerencias que ayudan a automatizar la entrada de datos.
Fórmulas
Sugerencias de fórmulas le ahorra tiempo y evita errores al mostrarle fórmulas relevantes a medida que escribe. De esta manera, acelera el análisis y reduce los errores.
Generación
También puede acelerar la generación de información haciendo preguntas sobre sus datos en un lenguaje sencillo con el botón Explorar. Utiliza la inteligencia artificial de Google para encontrar las respuestas. Además, muestra tendencias y visualizaciones personalizables.
Análisis de datos
La compatibilidad con sistemas externos, incluido Microsoft Office, simplifica el trabajo con múltiples fuentes de datos. Y puede usar páginas conectadas para analizar miles de millones de filas de datos de BigQuery en Hojas de cálculo sin necesidad de conocimientos de SQL.
Automatizaciones
El flujo de trabajo en Hojas de cálculo se puede agilizar con aplicaciones comerciales y automatizaciones de procesos. Gracias a la integración con AppSheet y Apps Scripts (también de Google Cloud) es posible crear apps personalizadas en Sheets sin necesidad de escribir código. E incluso agregue funciones personalizadas, macros y elementos de menú.
Presentaciones
Debido a que está totalmente conectado con otras aplicaciones de Google, Hojas de cálculo le permite insertar gráficos y datos de hojas de cálculo en Presentaciones y Documentos. De esta forma, crear presentaciones de informes se convierte en una tarea de unos pocos clics.
Plantillas
Para que su trabajo sea aún más rápido, Hojas de cálculo de Google ofrece una biblioteca completa de plantillas, donde puede elegir entre paneles, rastreadores de proyectos y otras plantillas diseñadas profesionalmente.
Cómo usar Google Hojas de Cálculo en diferentes áreas
Ahora que conoces las principales características y funcionalidades de Google Sheets, quizás te preguntes cómo se puede usar en diferentes sectores de la economía y departamentos de tu empresa.
Separamos 4 casos prácticos de la aplicación Google Sheets en diferentes áreas, para ayudarte a ver mejor la versatilidad de esta herramienta.
Minorista
En el comercio minorista, Hojas de cálculo de Google es un fuerte aliado en la búsqueda de comprender mejor a sus clientes. Mediante el análisis de petabytes de datos facilitados por Sheets, puede comprender qué productos funcionan mejor y por qué.
Marketing
En el área de marketing, Google Sheets puede contribuir a la optimización de campañas. La herramienta se puede utilizar para seguimiento de los hitos del proyecto y los KPI. Y, por supuesto, para generar insights para la optimización de campañas.
Investigación
En la investigación, ya sea académica o de mercado, Google Sheets optimiza la organización y el análisis de los datos empíricos. Como la herramienta funciona a la perfección con Formularios de Google, los resultados de formularios o encuestas van directamente a Hojas de cálculo y se pueden analizar al instante.
Ciencias Biológicas y de la Salud
Finalmente, en el ámbito de la salud, Hojas de cálculo de Google ayuda a optimizar la investigación y el desarrollo. A través de la herramienta, encontrar información es más rápido y fácil. Además, médicos y científicos pueden colaborar en un mismo archivo para desarrollar el trabajo en equipo.
Estos son solo algunos ejemplos de la aplicabilidad de Hojas de cálculo de Google. Pero aún puede hacer mucho más por otros sectores.
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