Google Docs: Qué es, cómo funciona, características y más
Con la pandemia, la adopción de herramientas como Google Docs que permitieron la continuidad del trabajo remoto tuvo un “boom”. Pero la explicación del éxito de la herramienta no se limita a una crisis sanitaria mundial.
Desde su lanzamiento en 2006, Google Documentos (así como otras herramientas que forman parte de Google Workspace) sigue innovando. El procesador de textos virtual agrega constantemente nuevas funciones que agilizan los procesos, fomentan la colaboración y mejoran la productividad.
En este artículo, vamos a presentar las principales aspectos y atributos (ya que todas serían imposibles dada la gran cantidad) y la información más relevante sobre Docs.
Aquí descubrirás:
¿Qué es Google Docs?
¿Para qué sirve Google Docs?
Cómo funciona Google Docs
Características más importantes de Google Docs
Ventajas de usarlo
Mejorar la colaboración con Google Docs
Ser más productivo con la ayuda de Google Docs
Editar otros tipos de archivos de texto con Google Docs
Actualizaciones recientes de Google Docs
¡Buena lectura!
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¿Qué es Google Docs?
Google Documentos (o Google Docs) es una herramienta de procesamiento de textos basada en la web.
En la práctica, esto significa que permite crear y editar documentos de texto a través del navegador de Internet, sin tener que descargar un software dedicado.
Google Docs tiene la función de simplificar la creación y edición de textos en equipo (e individualmente también). Por lo tanto, ofrece características para ayudar a los equipos a colaborar, compartir, editar, chatear y comentar en varios archivos en tiempo real.
Hoy, se aplica desde el uso personal y educativo hasta el uso corporativo, presente en empresas de todos los tamaños y segmentos.
Una curiosidad sobre Google Docs: cuando fue lanzado en 2006 por Google, se llamaba Writely. Bastante literal, ¿verdad?
¿Para qué sirve Google Docs?
Google Docs sirve como una solución integral para la creación y edición de documentos de texto, como informes, cartas, currículos, presentaciones, artículos y más.
Su capacidad para facilitar la colaboración en tiempo real hace que sea ideal para equipos de trabajo que necesitan compartir y revisar documentos de manera eficiente, así como para estudiantes y profesores que desean colaborar en proyectos educativos.
Cómo funciona Google Docs
Como dijimos, se accede a Docs en línea. Esto es posible porque Google Docs funciona basado en la Nube. Esta tecnología, también conocida como Computación en la Nube, utiliza proveedores externos (en este caso Google Cloud) para almacenar los datos.
De esta forma, cada vez que el usuario inicia sesión en su cuenta de Google y abre un archivo de Docs, en realidad está accediendo a los servidores de Google Cloud.
Fue gracias a esta Tecnología que Google Documentos pudo presentar funciones nunca antes vistas en procesadores de texto. Y eso se convirtió en tendencia, adoptada incluso por sus competidores.
Con Google Documentos, puedes:
- Crear, editar y compartir archivos de texto desde cualquier lugar y momento, a través de diferentes dispositivos (computadoras de escritorio, notebooks, tabletas, teléfonos inteligentes, etc.);
- Trabajar simultáneamente con otros colaboradores en tiempo real en el mismo archivo. Es decir, todos pueden escribir, editar y sugerir ediciones al mismo tiempo;
- No correr el riesgo de perder información o acceder a un archivo desactualizado. Dado que todos los cambios se realizan automáticamente.
¡Pero esto no se detiene aquí!
Durante más de una década de existencia, la herramienta ha lanzado innumerables actualizaciones para hacer que la rutina de sus usuarios sea más productiva y colaborativa. Hablaremos más sobre ellas más adelante en el artículo.
Características más importantes de Google Docs
Con sus características intuitivas y su enfoque en la colaboración, Google Docs continúa siendo una opción preferida para aquellos que buscan una forma efectiva de crear, editar y compartir documentos de manera colaborativa en línea.
Aquí te mostramos las más importantes:
- Colaboración en tiempo real: Google Docs permite a múltiples usuarios editar un documento simultáneamente, lo que facilita la colaboración en equipo y la revisión de contenido de manera eficiente.
- Almacenamiento en la nube: Todos los documentos creados en Google Docs se almacenan automáticamente en la nube, lo que permite acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
- Historial de revisiones: La herramienta registra automáticamente todos los cambios realizados en el documento, lo que permite a los usuarios revisar el historial de revisiones y revertir a versiones anteriores si es necesario.
- Integración con otras herramientas: Google Docs se integra perfectamente con otras aplicaciones de Google Workspace, como Google Drive, Gmail y Google Calendar, lo que facilita la gestión y el intercambio de documentos.
Ventajas de usarlo
Desde su accesibilidad en la nube hasta su capacidad para la colaboración en tiempo real, Google Docs ofrece una experiencia de usuario sin igual que aumenta la productividad, fomenta la colaboración y simplifica el flujo de trabajo para individuos y equipos por igual.
Es hora de que conozcas las ventajas de usar esta herramienta:
Accesibilidad:
Al estar basado en la nube, Google Docs permite acceder a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que facilita la colaboración y el trabajo remoto.
Facilidad de uso:
La interfaz intuitiva y las herramientas de edición sencillas hacen que Google Docs sea fácil de usar para usuarios de todos los niveles de habilidad.
Ahorro de tiempo:
La capacidad de colaborar en tiempo real y el acceso instantáneo a los documentos agilizan el proceso de creación y edición, lo que resulta en un ahorro de tiempo significativo.
Costo:
Google Docs es parte de Google Workspace, que ofrece diferentes planes de precios, incluyendo opciones gratuitas para usuarios individuales y organizaciones con necesidades básicas de colaboración.
Mejorar la colaboración con Google Docs
La colaboración es una de las premisas de Google Docs. No es de extrañar que la herramienta ofrezca tantas funciones en este sentido.
En una encuesta reciente realizada por Google Cloud en asociación con IDC Brasil sobre el Futuro del Trabajo, la mayoría de los encuestados (47%) definieron la colaboración como la “creación de documentos compartidos para ser trabajados en colaboración”.
Con esta información, queda claro cómo la tecnología impulsa la colaboración. Y estas funciones de Google Docs ciertamente pueden hacer que los equipos sean más colaborativos. Estos son:
Comentarios
La función “Comentarios” te permite agregar tu punto de vista sobre el contenido en Google Docs. El comentario se encuentra en un cuadro de texto aparte, al lado del pasaje al que se refiere, con la identificación del autor.
Menciones simplificadas
Con “Mención”, puedes dirigir tu comentario a una persona específica. Simplemente escribe @ y el Gmail de la persona, o selecciona el contacto de la lista desplegable que aparecerá. Cada vez que se menciona a alguien en el documento, también recibe una notificación por correo electrónico.
Modo sugerencia
“Sugerencias” te permite señalar cambios reescribiendo sobre el texto. La sugerencia de cambio está en una fuente de color diferente y está resaltada en un cuadro de texto. El autor original puede aceptarlo o rechazarlo con solo un clic.
Chat integrado
Si aún con todas estas características no puedes transmitir tu idea, el Chat Integrado en Google Docs te permite conversar con todas las personas que están en línea en el archivo. Además, la charla queda guardada de forma automática.
Historial de versiones
El guardado automático con cada nueva actualización en Docs puede dar miedo. Pero el Historial de versiones garantiza un control total sobre todos los cambios. Con él, puedes realizar un seguimiento de todos los cambios realizados y deshacerlos con un solo clic.
Historial de revisión ilimitado
Otra ventaja del Historial de versiones es que no caduca. Es decir, todas las versiones anteriores se conservan indefinidamente y se pueden recuperar en cualquier momento. Además, no ocupa tu espacio de almacenamiento.
Compartir el control
Google Docs ofrece control de uso compartido fácil de administrar. Tú decides quién tiene acceso a los documentos y carpetas. Y puedes otorgar a individuos o grupos el derecho de editar, ver o simplemente agregar comentarios.
Uso compartido externo
Los equipos subcontratados no necesitan quedar fuera de la colaboración. Puedes compartir archivos de Google Docs con contactos externos. Puedes otorgar acceso de editor, lector o comentarista a cualquier usuario.
Ser más productivo con la ayuda de Google Docs
El uso de herramientas de colaboración como Google Docs permite a los profesionales ser más productivos y eficientes.
Las funciones de colaboración mencionadas anteriormente ya ahorran mucho tiempo de producción. Pero todavía hay otras funciones más orientadas a la productividad en Google que debes conocer.
Escribir más rápido
Lanzada por Google Cloud en 2019 e integrada en Google Docs en 2020, Smart Compose (o Smart Compose, en la versión original) es una de esas funciones que no sabías que necesitabas. Pero, no puedes quedarte sin después de usarlo por primera vez.
Basado en la tecnología de aprendizaje automático, Smart Write te ayuda a redactar contenido de alta calidad de manera más rápida y sencilla. Analiza contextos y patrones para sugerir palabras a medida que escribes.
De esta manera, ahorra tiempo al reducir la escritura repetitiva. E incluso reduce la posibilidad de errores ortográficos y gramaticales, gracias a las sugerencias de ortografía, gramática y frases contextuales relevantes.
¡Con el tiempo extra, puedes concentrarte en tus ideas!
Ahorrar tiempo
Hablando de ahorrar tiempo, la integración entre Docs y otras apps (ya sean de Google o de terceros) es otro punto a favor de la productividad.
Desde casa, con la integración de las aplicaciones de Google, puedes:
- Responder a los comentarios de Docs directamente desde Gmail;
- Incorporar (en unos pocos clics) gráficos de la Hoja de cálculo de Google en tu archivo de texto;
- Presentar y compartir tu documento de texto en una reunión de video en Google Meet;
- Buscar contenido e imágenes relevantes en la web y Google Drive directamente desde Docs
- Entre muchas otras posibilidades.
En cuanto a las aplicaciones de terceros, las integraciones te permiten acceder a las aplicaciones directamente desde Docs. Por ejemplo, puedes abrir aplicaciones de firma electrónica o herramientas de gestión de proyectos.
Además, con los complementos integrados, puedes ampliar la funcionalidad de Documentos con opciones de formato avanzadas, combinación de correo electrónico y más.
Sea productivo incluso sin conexión
Una preocupación común de aquellos que quieren comenzar a usar Docs es: “¿y si Internet se cae?” Pero, esta duda ya no necesita atormentarte. Puedes acceder, crear y editar archivos de Documentos incluso sin conexión a Internet, trabajando desde cualquier lugar.
La capacidad de trabajar sin conexión en Docs está disponible en el navegador Chrome. Sólo haz la instalación sin costo. Además de la libertad geográfica y de conexión, Google Docs funciona en cualquier dispositivo, sin importar el sistema operativo del mismo.
¡Ya no hay excusas para no ser productivo!
Editar otros tipos de archivos de texto con Google Docs
En este punto del artículo, es posible que las características de Google Docs ya te hayan atraído para adoptar la herramienta. Pero, quizás, te sigue preocupando una duda: “¿cómo trabajar con otros formatos de archivo de texto que puedo recibir o que ya tengo?”
La buena noticia es que Google Docs es compatible con la mayoría de los principales tipos de archivos.
Para editar archivos de Word, por ejemplo, aprovechando todas las funciones avanzadas de Docs, sólo necesitas importarlos. Al importar un archivo a Docs, automáticamente se vuelven editables (no es necesario realizar ninguna conversión), incluso si están en formato PDF.
Cuando sea el momento de compartir tu trabajo fuera de la herramienta, puedes exportarlo en los siguientes formatos: .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt o .html.
Actualizaciones recientes de Google Docs
En el mundo de los procesadores de texto, las cosas cambian con el tiempo. Por lo tanto, constantemente se lanzan nuevas características.
Desde su lanzamiento, Google Docs es pionero en innovación. Esta postura es parte del ADN y la metodología adoptada por Google Cloud. consiste en un esfuerzo continuo para mejorar la experiencia y la de sus usuarios.
Dicho esto, destaquemos 3 actualizaciones recientes de Google Documentos para ejemplificar la mejora constante de la herramienta.
Más control sobre las preferencias de accesibilidad
A veces, Google Docs ofrece funciones de accesibilidad a sus usuarios. Son lectores de pantalla, dispositivos braille, magnificadores de pantalla, entre otros.
La novedad es que ahora, en lugar de aplicar la misma configuración de accesibilidad a todas las herramientas de Google Workspace, ahora puedes establecer preferencias para cada producto individualmente.
El objetivo del cambio es atender mejor las necesidades individuales de cada usuario al facilitar la personalización de la configuración de accesibilidad.
Arrastrar y soltar a Documentos
Para los que usan Google Docs en ordenadores (sobre todo con más de una pantalla) la nueva función de Arrastrar y Soltar les simplificará el día a día.
Como un nombre que se explica por sí mismo, la función te permite arrastrar fácilmente texto o imágenes desde otras aplicaciones como Chrome y soltar el contenido en un documento existente o en una celda de hoja de cálculo.
Asignación de tareas en Google Docs
Ahora puedes asignarte un elemento de la lista de verificación a ti mismo o a un colega. Y lo mejor de todo, la actividad aparecerá automáticamente en la lista de aplicaciones de “Tareas” de los padres.
La solución del ítem es tan simple como su inclusión en la lista de verificación. Cuando se realizan ediciones en un elemento asignado en To Do, como un cambio en el título, la fecha de vencimiento o el estado de finalización, esas actualizaciones aparecerán en el documento y viceversa.
Para cuando leas este artículo, es posible que estas tres características ya no sean tan nuevas. Después de todo, como dijimos, todo cambia todo el tiempo.
Para seguir las actualizaciones constantes de las herramientas de Google, sólo sigue el blog de IPNET. Este es un tema recurrente por aquí.
Pero si hay algo que no cambia, es la forma en que Google Workspace (el paquete del que forma parte Google Docs) ayuda a los equipos a conectarse, crear y colaborar.
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