Productividad Laboral: Colgate-Palmolive y Google Workspace
Colgate-Palmolive es una compañía que ha mejorado la calidad de vida de millones de personas en el mundo por más de 200 años. Por décadas ha sido una referencia global en materia de productividad laboral.
Así mismo, es una de las empresas de manufactura más exitosas del planeta que entendió que la nueva dinámica tecnológica pasaba por la nube.
Es de esta forma cómo, desde el año 2015, Colgate-Palmolive decide que es tiempo de modernizar. Y mejorar toda su plataforma tecnológica de colaboración y productividad, adquiriendo cerca de 28.000 licencias de G Suite (ahora Google Workspace).
En el siguiente artículo, queremos explicarte cuáles fueron las claves del éxito en el proceso de transformación del espacio de trabajo en esta organización.
Además, te daremos pistas acerca de cómo tu empresa puede emular a este gigante de la industria cosmética.
Tópicos a tratar:
Colgate-Palmolive: Un caso de éxito Google Workspace
Productividad laboral: una colaboración basada en la nube de Google Cloud
Migrando 28.000 licencias de Google Workspace
Los beneficios de implementar Google Workspace y generar productividad laboral
IPNET como especialista en Workplace Transformation
Colgate-Palmolive: Un caso de éxito Google Workspace
Colgate-Palmolive es una empresa que cuida mucho de sus procesos logísticos y operativos.
Por ello, sabía que necesitaba asociarse en lo tecnológico con una organización que congeniara con sus políticas, y fue cuando escogieron a Google Cloud.
Entendían que era fundamental dar un salto hacia adelante y que era hora de modernizar su enfoque de colaboración y mejorar su productividad laboral.
Es por esto que, de esta manera, decidieron por la implementación de la suite de productividad Google Workspace (en aquel momento llamada G Suite).
Colgate-Palmolive necesitaba esa flexibilidad laboral que sólo puede ofrecer al equipo una colaboración basada en la nube.
Además de herramientas de productividad laboral con las que los empleados se sintieran a gusto sin requerir de un squad de TI para realizar las actualizaciones.
Después de entrevistar a los empleados y analizar los flujos de trabajo de colaboración existentes, el equipo finalizó una lista de las 10 principales necesidades de los usuarios finales, incluidos:
- La capacidad de almacenar archivos en una sola ubicación;
- Realizar reuniones en video cara a cara;
- y minimizar el tiempo dedicado a iniciar sesión en diferentes herramientas.
Colgate-Palmolive debatió si adoptar una suite de colaboración o usar múltiples productos independientes, y finalmente se decidió por el primer enfoque.
Productividad laboral: una colaboración basada en la nube de Google Cloud
De la mano con Google Cloud, Colgate-Palmolive inicia el proceso de creación de una plataforma de colaboración y productividad laboral apoyada en la herramienta Google Workspace.
Al final es escogida Google Workspace por ser una herramienta completamente integrada, donde no se sabe dónde termina una aplicación para que comience la otra.
Además, es una plataforma 100% alojada en la nube, que permite trabajar desde cualquier dispositivo, sólo con conexión a internet. No importa si estás en la oficina, en casa o en el peor de los casos atascado en el tráfico camino al trabajo.
Migrando 28.000 licencias de Google Workspace
Al migrar poco más de 28 mil cuentas de trabajo, Colgate-Palmolive requirió los servicios de un Socio Estratégico de Google Cloud. Para esto, se planificó en conjunto con los directivos de TI el plan a seguir para no entorpecer las actividades durante el proceso.
Como meta factible, se planteó habilitar todas estas licencias en un plazo total de 6 meses. Pero, migrando las primeras 23 mil durante los primeros 60 días, dejando las cuentas menos prioritarias para el segundo bloque.
Se sugirió un método de implementación, lanzamiento y aprendizaje gradual, basado en la experiencia de usuarios ya existentes de la plataforma.
Así, se ajustó la capacitación y gestión de cambios para hacer que cada ola de lanzamiento fuese cada vez mejor.
Además de la capacitación “in situ”, se complementó con asesorías online, webcasts y material de capacitación en varios idiomas.
Fue una experiencia positiva que aceleró la implementación de Google Workspace por parte de Colgate-Palmolive.
En apenas tres meses se percibió un cambio total. Más del 94% de los usuarios usaban activamente Google Drive, con más de 57 000 horas de sesiones de Google Meet en un solo mes, permitiendo a los empleados colaborar entre equipos dispersos por el mundo y ayudando a mejorar su productividad laboral.
Los beneficios de implementar Google Workspace y generar productividad laboral
Google Workspace ofrece varios paquetes de licencia, entre los que se incluyen Business Starter, Business Standard, Business Plus o incluso el Business Enterprise, este último el paquete recomendado para empresas de la envergadura de Colgate-Palmolive y el que esta empresa contrató.
El equipo de TI logró reducir los tiempos de conclusión de proyectos en un 23% durante los primeros 30 días de migración para un 52% a la culminación de la implementación total (poco más de la mitad del tiempo requerido antes de adquirir Google Workspace).
Haber podido realizar un total de casi 58 mil horas de sesiones de Google Meet redujo significativamente los costos de traslado de los cargos gerenciales, además de permitir un trabajo más flexible y eficiente, mejorando la productividad laboral.
No conforme con todo ello, en ningún momento se vio comprometida la seguridad de los datos de la empresa; por el contrario, al alojar los documentos en Google Drive aumentó los indicadores de Data Loss Prevention, reduciendo así la cantidad de filtraciones de datos.
Por último, pero no menos importante, es menester señalar que la tasa de adopción de los colaboradores a la herramienta fue altísima para el caso de Colgate-Palmolive.
Hoy en día los empleados están felices de utilizar una plataforma intuitiva y que les resulta cotidiana.
Es importante entender que para el momento de esta implementación, aún el mundo no había atravesado por los estragos causados por la pandemia, así que haber contratado Google Workspace en 2015 fue sin lugar a dudas una corazonada vanguardista que colocó a Colgate-Palmolive al frente de una carrera por la modernización del trabajo.
En argot futbolístico podríamos cerrar diciendo que “no se corre hacia donde está el balón, sino hacia donde este se dirige”
IPNET como especialista en Workplace Transformation
Siendo socio estratégico de Google Cloud para América Latina, IPNET Growth Partner ha apoyado a cientos de clientes a lo largo y ancho del continente en el proceso de transformación digital y modernización del espacio de trabajo.
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