Gestión de la Información: importancia y cómo hacer
En la actualidad, la gestión de datos es un desafío para muchas empresas. Esto se debe a que, a pesar de ser esenciales para tomar decisiones más acertadas y mejorar la eficiencia operativa, es necesario lidiar con un volumen extenso de información disponible que debe almacenarse de manera segura y eficaz.
Por ello, en este texto hablaremos sobre la importancia de la gestión de la información y cómo optimizarla en tu empresa.
En este artículo encontrarás:
¿Qué es la Gestión de la Información?
¿Por qué es importante?
Optimizando la gestión de la información en su empresa
¡Continúa leyendo!
¿Qué es la Gestión de la Información?
La Gestión de la Información es un conjunto de procesos relacionados con la recopilación, almacenamiento, organización y utilización de datos presentes en las empresas. De esta manera, ayuda en la toma de decisiones, mejora el rendimiento, moderniza el negocio y aumenta tu competitividad en el mercado.
Una vez que la empresa adopta estas acciones que involucran datos, puede utilizarlos para diversas aplicaciones, como:
- Mapear problemas y posibles soluciones;
- Conocer a los clientes y sus necesidades;
- Optimizar procesos internos y externos;
- Identificar patrones en los datos;
- Evaluar oportunidades de mercado y competencia;
- Seguir indicadores de rendimiento;
- Informar datos para decisiones y acciones acertadas.
¿Por qué es importante?
La gestión de la información tiene como objetivo aprovechar al máximo el potencial de los datos que circulan en una organización, generando valor. Y, según las acciones que mencionamos en el apartado anterior, beneficia a las empresas de varias maneras, como:
- Reduce costos y desperdicios al aumentar la eficiencia y la productividad;
- Facilita la toma de decisiones basada en información actualizada y confiable;
- Innova a la empresa, que puede explorar nuevas posibilidades y oportunidades a partir de los datos;
- Fortalece la imagen de la organización en el mercado y su competitividad al adaptarse a los cambios y desafíos en su segmento;
- Mejora la relación con los clientes, al permitir la oferta de soluciones personalizadas y valiosas.
Por lo tanto, es una herramienta esencial para la estrategia de una empresa, haciendo que sus procesos sean más fluidos, integrados y eficaces cuando se realiza de manera adecuada
El Flujo de la Información
El flujo de la información se refiere a cómo circulan los datos en la gestión de la información, permitiendo visualizar el camino que recorren desde el origen hasta el destino.
Crear este flujo es una práctica muy importante para mejorar aún más el proceso de toma de decisiones en las empresas, garantizando la eficacia al obtener, tratar, almacenar, distribuir y comunicar los datos.
El modelo convencional de este proceso se basa en la obtención y tratamiento de datos, información y conocimiento, para que se vinculen a las actividades de toma de decisiones, realización de acciones y obtención de resultados de la gestión de información.
Optimizando la gestión de la información en su empresa
Ahora que conoces la importancia de la gestión de la información y cómo puedes beneficiar a tu organización de diversas formas, nada más justo que saber cómo aplicarla de manera adecuada, ¿verdad? Por ello, reunimos los principales consejos para que logres este objetivo, ¡Presta atención!
La información es el contexto de los datos
En primer lugar, es esencial comprender los significados que los datos tienen en el contexto organizacional.
En el apartado anterior, hablamos sobre la importancia del conocimiento en la gestión de datos, que aporta mayor eficiencia a su uso. Después de todo, ¿cómo los datos mejorarán el rendimiento de tu empresa si se utilizan de manera aislada? Por lo tanto, es importante entender qué significan estos datos, transformándolos en información útil y valiosa para tu negocio.
Crea una política de datos eficiente
Además, es crucial tener una política que mejore la seguridad y el control de datos de tu empresa. De nada sirve lidiar con una serie de informaciones si se tratan de manera irresponsable. Por eso, es muy importante entender las directrices de la Ley de datos que rige en cada país.
Por lo tanto, las empresas no solo deben garantizar que la información esté completa para el trabajo, sino también utilizarla de acuerdo con las exigencias de la ley.
Es importante destacar que la gestión de la información también requiere cuidados en el entorno interno, con acciones como:
- Orientaciones para los empleados sobre el tratamiento de los datos;
- Control de acceso a ciertos contenidos;
- Uso de dispositivos móviles/Internet para el trabajo;
- Criptografía de los datos internos;
- Auditoría de los sistemas;
Cuenta con herramientas integradas
Para recopilar, almacenar y analizar datos con mayor eficiencia, es muy importante utilizar herramientas integradas, como Google Workspace. Engloba todos los recursos de Google, como Gmail, Drive y Agenda en una única plataforma. Así, puedes asegurarte de que todo lo que necesitas está unificado en el mismo lugar.
Esta herramienta ayuda en la productividad, colaboración y comunicación de tu empresa, ya que los usuarios pueden trabajar juntos en diversos proyectos, incluso si cada uno está en un lugar diferente. Además, cuenta con recursos de criptografía en todas sus fases, garantizando la seguridad y la calidad necesarias para gestionar datos.
De esta manera, es posible detectar archivos y datos que circulan por correo electrónico y chat, así como proteger contra ataques como el spam y el malware, y aún recuperar documentos eliminados. Por eso, esta herramienta permite que tu organización esté segura y eficiente en la gestión de la información, asegurando un rendimiento confiable.
Cuenta con un socio para ayudar en el proceso
Por último, es evidente que la gestión de la información implica diversas particularidades y termina siendo un proceso complejo para las organizaciones. Por eso, es muy importante contar con el apoyo de profesionales para hacer que su aplicación sea eficiente, segura y estratégica.
IPNET es una empresa que opera en el mercado desde hace más de 20 años para promover el crecimiento de las empresas en el entorno digital. Como socio de Google Workspace, ofrecemos soluciones personalizadas para nuestros clientes, optimizando los procesos de diversos segmentos de negocio.
Por eso, cuenta con nuestra colaboración para entender tus necesidades y desafíos, trazamos juntos las mejores formas de superarlos y maximizar los resultados de tu empresa. ¡Sólo tienes que ponerte en contacto con nosotros!
Y si te gustó entender más sobre la gestión de la información, accede a nuestro blog para seguir los temas más importantes sobre el uso de la nube.