Google Drive para Empresas: veja dicas de como utilizar

Você já conhece o Google Drive para empresas? Se você quer saber como essa ferramenta pode ajudar a sua empresa a aumentar a produtividade, a colaboração e a segurança dos seus arquivos na nuvem, não perca o nosso texto sobre o assunto.

Neste texto, você vai aprender o que é o Google Drive, quais são suas funcionalidades, vantagens e como utilizá-lo para melhorar o desempenho do seu negócio.

Continue a leitura ou, se preferir, vá direto ao tópico que mais te interessa:

• O que é o Google Drive
• Todos os aplicativos que fazem parte do Google Drive
• Como utilizar o Google Drive para empresas e melhorar a produtividade do seu time
• Vantagens do Google Drive para Empresas

O que é o Google Drive

O Google Drive é um serviço de armazenamento e sincronização de arquivos na nuvem, que permite que você acesse seus documentos, fotos, vídeos e outros arquivos de qualquer dispositivo conectado à internet. Com o Google Drive, você pode:

• Criar, editar e compartilhar documentos de texto, planilhas, apresentações e formulários online, usando o Google Docs, Sheets, Slides e Forms;
• Armazenar até 15 GB de arquivos gratuitamente, e comprar mais espaço se precisar;
• Fazer backup de seus arquivos importantes, como fotos, contatos, mensagens e configurações do seu celular, usando o Google One;
• Colaborar em tempo real com outras pessoas, comentando, sugerindo e revisando alterações nos seus arquivos compartilhados;
• O Google respeita sua privacidade. Seu conteúdo armazenado é particular;
• Acessar seus arquivos offline, baixando-os para o seu dispositivo ou usando o aplicativo do Google Drive.

Todos os aplicativos que fazem parte do Google Drive

O Google Drive é mais do que um serviço de armazenamento na nuvem. Ele também oferece uma série de aplicativos integrados, que permitem que você crie, edite, compartilhe e colabore em diversos tipos de arquivos online. Alguns dos aplicativos que fazem parte do Google Drive são:

• Gmail: o serviço de e-mail mais popular do mundo, que permite que você envie e receba mensagens, anexos, fotos e links com facilidade e segurança.
• Google Docs/Documentos: o editor de texto online, que permite que você crie documentos de texto, cartas, relatórios, currículos e muito mais, usando modelos prontos ou personalizados.
• Google Spreadsheets/Planilhas: o editor de planilhas online, que permite que você crie planilhas, tabelas, gráficos, fórmulas e funções, usando recursos avançados ou simples.
• Google Presentations/Apresentações: o editor de apresentações online, que permite que você crie slides, animações, transições e efeitos, usando temas, layouts e imagens.
• Google Meet: o serviço de videoconferência online, que permite que você faça reuniões, aulas, webinars e eventos ao vivo, com até 250 participantes, usando áudio, vídeo e chat.
• Chat: o serviço de mensagens instantâneas online, que permite que você converse com seus contatos, grupos e equipes, usando texto, emojis, stickers e gifs.
• Google Agenda: o serviço de agenda online, que permite que você organize seus compromissos, lembretes, tarefas e metas, usando cores, categorias e notificações.
• Keep/Notas: o serviço de notas online, que permite que você anote suas ideias, pensamentos, listas e lembretes, usando texto, voz, imagem e desenho.
• Google Forms/Formulários: o serviço de formulários online, que permite que você crie pesquisas, questionários, enquetes e testes, usando perguntas, respostas e pontuações.
• Google Sites: o serviço de sites online, que permite que você crie sites, portfólios, blogs e páginas, usando modelos, elementos e domínios.
• Contatos: o serviço de contatos online, que permite que você gerencie seus contatos, grupos e listas, usando nomes, e-mails, telefones e fotos.

Como utilizar o Google Drive para empresas e melhorar a produtividade do seu time

O Google Drive é um grande aliado para melhorar a produtividade na sua empresa. Por isso, reunimos algumas dicas valiosas para que você alcance esse objetivo da melhor forma com essa ferramenta. Confira!

Crie arquivos compartilháveis

O Google Drive permite que você guarde seus arquivos na nuvem, sem ocupar espaço no seu disco. Além disso, você pode compartilhar seus arquivos com outras pessoas, que podem acessá-los e editá-los ao mesmo tempo. Você pode ver, comentar e modificar um arquivo com até 50 pessoas simultaneamente.

Isso evita confusão com múltiplas versões do mesmo arquivo, pois no Google Drive só existe a mais recente. Se precisar, você pode restaurar uma versão anterior pelo histórico.

Você pode compartilhar seus arquivos por link ou por e-mail, e definir o nível de acesso de cada usuário: visualização, comentário ou edição.

Tenha o histórico de edições

O Google Drive para empresas guarda automaticamente as edições feitas nos seus documentos por 30 dias. Mas você pode mudar essa configuração para que elas fiquem salvas para sempre.

Assim, você pode controlar as versões dos seus documentos. Pelo histórico, você pode ver quem fez uma mudança, um comentário ou uma exclusão em alguma parte e quando.

Organize processos em pastas

No Google Drive para empresas, seus colaboradores podem organizar os documentos em pastas que podem ser compartilhadas, facilitando a colaboração em equipe.

Assim, ao invés de enviar vários links separados, é possível reunir todos os arquivos sobre um tema ou projeto em uma pasta e compartilhar todo o conteúdo de uma vez com todos os participantes.

Edite arquivos também no modo offline

Uma das vantagens do Google Drive é que ele permite que você edite seus arquivos offline, ou seja, sem precisar de uma conexão com a internet.

Com ele, é possível habilitar essa edição no seu navegador e dispositivo móvel, editando arquivos do Google Docs, Sheets e Slides offline, utilizando as alterações salvas localmente no seu dispositivo. Dessa forma, você pode sincronizar suas alterações com a nuvem, quando você se conectar à internet novamente.

Faça uso dos comentários e sugestões de edição

Além disso, o Google Drive para empresas permite que você faça comentários e sugestões de edição nos seus arquivos compartilhados, facilitando a comunicação e o feedback entre os colaboradores. Assim, você pode:

• Fazer comentários nos seus arquivos do Google Docs, Sheets, Slides e Drawings, usando o ícone de comentário ou o atalho Ctrl+Alt+M;
• Responder, resolver ou reabrir os comentários feitos por outras pessoas, usando o ícone de resposta ou o menu de opções do comentário;
• Fazer sugestões de edição nos seus arquivos do Google Docs, Sheets e Slides, usando o modo de sugestão ou o atalho Ctrl+Alt+X;
• Aceitar, rejeitar ou editar as sugestões feitas por outras pessoas, usando o ícone de marca de verificação, o ícone de x ou o menu de opções da sugestão.

Vantagens do Google Drive para Empresas

Agora que você já sabe as diversas funcionalidades que pode utilizar para melhorar o desempenho da sua empresa com o Google Drive, separamos suas principais vantagens para que você não hesite em adotar essa ferramenta!

Intuitivo

As ferramentas Google são fáceis de usar, e muitas pessoas já as utilizam no seu cotidiano. Isso quer dizer que não é complicado adotar o Google Drive na empresa e garantir que o time aproveite bem a solução.

Mesmo quem não conhece essas ferramentas pode, em pouco tempo, aprender os comandos, que são intuitivos. Por isso, não há o que preocupar, já que o Google facilita o uso e a navegação dos usuários.

Seguro

A nuvem do Google utiliza criptografia e políticas rígidas para proteger os dados dos clientes. Além disso, os arquivos não se perdem em caso de pane no computador ou HD.

Isso porque, mesmo que um dispositivo pare de funcionar, tudo fica disponível no Google Drive. Assim, o profissional pode continuar seu trabalho normalmente, de outro computador ou dispositivo. O mesmo vale para os outros aplicativos Google que você utilizar.

Econômico

O Google Drive, junto com o seu pacote Google Workspace, é uma opção muito econômica e vantajosa em relação a outras ferramentas de produtividade do mercado. Mesmo os seus planos pagos têm um custo-benefício excelente, considerando o que ele oferece.

Outro benefício interessante é que sua empresa pode economizar com essa ferramenta, uma vez que ela dispensa gastos com papel, materiais e estruturas físicas de armazenamento.

Conectividade com outras ferramentas Google

O Google Drive oferece conectividade com outras ferramentas Google, que podem ajudar você a aumentar a maturidade digital e as estratégias de marketing da sua empresa. Com o Google Drive, você pode:

• Integrar seus arquivos com o Google Analytics, uma ferramenta que permite que você analise o desempenho do seu site, do seu aplicativo ou das suas campanhas de marketing online, usando dados e insights;
• Integrar seus arquivos com o Looker Studio, uma ferramenta que permite que você crie e visualize relatórios, dashboards e gráficos personalizados, usando dados de diversas fontes, como o Google BigQuery, o Google Cloud SQL e o Google Sheets;
• Exportar seus dados de forma rápida e fácil, usando os formatos compatíveis com as outras ferramentas Google, como o CSV, o XLSX, o PDF e o HTML.

Se você gostou de entender um pouco mais sobre Google Drive para empresas, acompanhe o nosso blog para mais conteúdos que fazem toda a diferença no seu negócio!