Gestión del tiempo: Cómo tener una empresa más productiva
¡Ser productivo no se trata de trabajar más! Vea cómo la gestión del tiempo puede contribuir al crecimiento de su negocio y al bienestar de los empleados.
Atrás quedaron los días en que la productividad era sinónimo de más horas trabajadas. Hoy, ser productivo es hacer más en menos tiempo. Pero, a pesar de ser simple, no siempre es fácil poner en práctica este concepto.
Empezando por la comprensión real de lo que es la productividad. Hacer más en menos tiempo no se trata de cantidad de tareas, sino de calidad. Es decir, ser verdaderamente productivo es realizar las actividades más importantes, las que generarán el impacto más positivo.
La priorización está en el corazón de la gestión del tiempo. Y ante las crecientes demandas del mercado, sumado a la falta de profesionales calificados para cubrir todas las vacantes, es una necesidad.
No es de extrañar que la gestión del tiempo se haya convertido en una gran tendencia entre las empresas. Saber priorizar tareas y administrar bien tu propio tiempo es la clave para alcanzar el éxito sin enfermarte ni perder calidad de vida.
Para ayudarte a comprender más sobre el tema, hablaremos de este artículo:
¿Qué es la Gestión del tiempo?
Gestión del Tiempo Empresarial: Cómo funciona
Beneficios de la Gestión del Tiempo
Gestión del Tiempo y Productividad 4.0
¡Buena lectura!
¿Qué es la Gestión del tiempo?
La gestión del tiempo es la planificación de forma cronológica dedicada a las tareas, ya sean personales o profesionales.
Incluye planificar, ejecutar y controlar conscientemente el tiempo. Y, en general, sus principales objetivos son aumentar la eficiencia y la productividad.
Actualmente, existen varias estrategias, técnicas y herramientas para ayudar con esta gestión.
Pero, según el especialista Pedro Bom, fundador de Propter Desenvolvimento (Brasil), esta sigue 5 principios fundamentales. Ellos son:
Priorización: para determinar qué es de hecho lo más importante;
Planificación: para encontrar tiempo para actividades relacionadas con sus prioridades;
Foco: realizar la planificación y saber decir no a lo que no es prioritario;
Organización: no perder el tiempo buscando los elementos necesarios para realizar las tareas;
Uso de Time Savers: emplear tecnología y herramientas de automatización a favor del ahorro de tiempo.
Gestión del Tiempo Empresarial: Cómo funciona
En las empresas, la gestión del tiempo se puede realizar de forma individual, por parte de cada empleado, o de forma colectiva, a través de los directivos.
Lo ideal es que haya una combinación de ambas partes, para que la empresa y los empleados disfruten al máximo de los beneficios de la misma (hablaremos de ellos más adelante).
De esta forma, es posible alinear las prioridades de la empresa en su conjunto, para que los empleados sepan qué priorizar en la organización de sus rutinas.
El gerente también puede asistir en la planificación de las rutinas de sus subordinados y monitorear su ejecución.
Beneficios de la Gestión del Tiempo
Una buena gestión del tiempo sin duda hace que una empresa sea más eficiente y productiva. Pero, todavía hay otros beneficios, igual de importantes, que puede traer a la empresa:
Innovación: Tener una rutina de trabajo más equilibrada abre espacio para la creación de nuevas soluciones.
Con más tiempo y claridad sobre las prioridades, directivos y empleados pueden centrar sus esfuerzos en solucionar los problemas de mayor impacto y apostar por nuevas ideas.
Salud Mental: El Síndrome de Burnout o Síndrome de Agotamiento Profesional alcanza el 32% de la población económicamente activa, según una investigación de la Asociación Internacional de Manejo del Estrés (Isma-BR) en 2019. Y la pandemia solo empeoró la situación.
En otra encuesta, realizada durante la pandemia, el 44% de los brasileños escucharon decir que el período amplificó la sensación de agotamiento profesional. En números absolutos, rondaría los 39,6 millones de trabajadores afectados.
El burnout ganó proporciones tan grandes que el síndrome fue reconocido por la Organización Mundial de la Salud (OMS). Definido como agotamiento físico o mental, resultado del “estrés crónico en el lugar de trabajo”.
Al ayudar a gestionar mejor los objetivos y las exigencias, la gestión del tiempo contribuye a reducir el estrés en el entorno laboral. En consecuencia, ayuda a prevenir el Síndrome de Burnout y otros problemas derivados del estrés crónico.
Retención de Talentos
Otra gran ventaja, a menudo erróneamente ajena a la gestión del tiempo, es la retención de talento.
Pero lo cierto es que un buen ambiente de trabajo es uno de los principales factores para que los empleados permanezcan en una empresa. Así como por el contrario, el mal ambiente es una de las principales causas de abandono laboral.
Es decir, invertir en la gestión del tiempo también es una forma de asegurar que el talento permanezca en tu equipo. Mejor que produzcan más.
Gestión del Tiempo y Productividad 4.0
Creada por el principal especialista en productividad de Brasil, Christian Barbosa, la metodología Productividad 4.0 es lo último en gestión del tiempo. Fruto de la transformación digital, este nuevo concepto es una respuesta a la virtualización del entorno laboral.
En la Productividad 4.0 se valora mucho la autonomía para gestionar el propio tiempo, así como la adaptación a los nuevos recursos tecnológicos. Christian, divide el método en 3 esferas, que deben ser dominadas por profesionales. Ellos son:
Apropiación de técnicas que estimulen la productividad;
Búsqueda de aprendizaje;
Uso de la tecnología.
Es decir, para él la tecnología no debe ser vista como un villano. Por el contrario, es un aliado de la productividad y debe ser aprovechado para este fin.
Herramientas de Gestión
RPA (Robotic Process Automation) es una de las herramientas que puede trabajar a favor de la productividad. La tecnología de automatización de procesos de negocios ha llamado la atención de los gerentes. Precisamente por librar a sus equipos de tareas repetitivas.
Con menos trabajo manual, los costos se reducen y los empleados pueden concentrarse en tareas de mayor valor. Como, por ejemplo, la atención al cliente o la planificación estratégica.
Para brindar esta solución, RPA utiliza reglas comerciales predefinidas en la herramienta. A partir de ahí, la solución es capaz de combinar procesos, tareas y transacciones. Con el fin de entregar un trabajo sin necesidad de intervención humana.
Sin embargo, para implementar el RPA es necesaria la actuación de un profesional. El consultor o analista RPA es quien define qué actividades son automatizables. Así como los procesos que involucran (sugiriendo cambios si es necesario).
Pero la automatización de procesos no es la única herramienta que puede contribuir a la gestión del tiempo y la productividad. Las herramientas de colaboración también son fuertes aliados. ¿Quieres saber cómo? Haga clic aquí y compruebe cómo las herramientas de productividad pueden ayudar a su empresa