Trabajo híbrido: Lo que necesitas saber sobre Google Workspace
¿Has pensado alguna vez en poder trabajar con todos los recursos que necesitas para el trabajo híbrido en un mismo lugar? ¡Con Google Workspace esto es posible!
Puede que ni lo sepas, pero en algún momento has utilizado esta plataforma. Google Workspace, o GWS, permite optimizar la rutina de su empresa, además de varios otros beneficios.
Además, es la mejor manera de crear, comunicarse y colaborar. Sin embargo, ¿realmente vale la pena invertir en esta solución?
Para resolver todas tus dudas, hemos reunido en este artículo:
Qué herramientas forman parte de la plataforma GWS
Comunicación en el Trabajo Híbrido
Colaboración en el Trabajo Híbrido
Administración del tiempo en el Trabajo Híbrido
Almacenamiento en el Trabajo Híbrido
Desarrollo en el Trabajo Híbrido
Seguridad en el Trabajo Híbrido
Cómo GWS puede aumentar la productividad de trabajo híbrido
Cómo funciona Google Workspace Paid
¿Cuánto cuesta Google Workspace?
¿Vale la pena Google Workspace?
¡Buena lectura!
Qué es Google Workspace
Conocido como G Suite hasta octubre de 2020, Google Workspace (GWS) es una plataforma que integra herramientas para la comunicación y colaboración en línea. Además de contar también con recursos de computación en la nube.
Sin siquiera saberlo, probablemente haya usado GWS. Eso es porque, entre las herramientas que ofrece la solución está Gmail. Nada menos que uno de los servidores de correo electrónico más populares del mundo.
¡Pero Google Workspace va mucho más allá! Y esta es una de las razones por las que ha cambiado de nombre en 2020 (no por casualidad, año en que comenzó la pandemia).
El “boom” del trabajo remoto impuesto por el Covid-19, llevó a Google Cloud a agregar otras herramientas de colaboración a la plataforma GWS, e incluso anticipar actualizaciones, de ahí el nombre Workspace, al fin y al cabo, la solución ofrece todas las herramientas necesarias para crear un espacio virtual. espacio de trabajo
De esa forma, los equipos remotos pueden trabajar juntos sin importar dónde se encuentren.
Qué herramientas forman parte de la plataforma GWS
Cuando decimos que Google Workspace ofrece un entorno de trabajo virtual completo, no es una exageración. En total, hay 18 herramientas disponibles en la plataforma (esto es en las versiones más simples de GWS)
Comunicación en el Trabajo Híbrido
1. Gmail
Servicio de correo electrónico basado en la web para que las organizaciones administren su sistema de correo electrónico utilizando los sistemas de Google.
2. Google Meet
herramienta de videoconferencia de Google Meet con chat integrado, que permite realizar reuniones remotas, capacitaciones, conferencias, eventos, etc. de forma remota.
3. Google Chat
solución de mensajería instantánea de Google Chat (directa o en grupos), que facilita la colaboración y la interacción con colegas, para optimizar el trabajo en equipo.
Colaboración en el Trabajo Híbrido
4. Google Docs
Le permite crear y editar textos, sin la necesidad de un software dedicado. El equipo puede trabajar simultáneamente en el mismo archivo y todos los cambios se guardan automáticamente.
5. Google Sheets
Es una herramienta de hoja de cálculo colaborativa con funciones de inteligencia artificial. Agiliza el acceso a los conocimientos empresariales al tiempo que garantiza la seguridad de la información.
6. Google Slides
Dirigida a la creación de presentaciones, esta característica ofrece las mismas facilidades que Google Docs. E incluso proporciona plantillas para agilizar la creación de diapositivas.
7. Formularios
Le permite crear formularios personalizados para encuestas en línea. Además, facilita el análisis de resultados al recopilar todos los datos a través de Hojas de cálculo de Google.
8. Jamboard
Pizarra virtual e interactiva que permite la edición simultánea para compartir ideas, generar ideas y más. Se puede compartir durante las reuniones de Google Meet.
Administración del tiempo en el Trabajo Híbrido
9. Google Calendar
Es un servicio para administrar calendarios personales, corporativos/organizacionales y de equipo. Los usuarios finales pueden acceder a sus propios calendarios, programar reuniones con otros usuarios y reservar salas y recursos.
10. Google Keep
Google Keep va mucho más allá de un “cuaderno virtual”. Sus funciones para crear, compartir y editar notas y recordatorios en línea contribuyen a mejorar la productividad. Y la sincronización automática permite acceder a información actualizada en cualquier dispositivo.
Almacenamiento en la nube en el Trabajo Híbrido
11. Google Drive
Permite el almacenamiento seguro, el acceso y el uso compartido de archivos en Google Cloud Cloud. De esta forma, se puede acceder a ellos en cualquier momento, dispositivo y ubicación, siempre que el usuario tenga permiso.
12. Google Cloud Search
Esta herramienta utiliza la tecnología de búsqueda de Google para ayudarlo a encontrar los archivos de su empresa. Con acceso a Gmail, Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Calendario y muchos otros productos, Google Cloud Search responde preguntas y brinda sugerencias relevantes para encontrar la información que necesita.
Desarrollo en el Trabajo Híbrido
13. Google Sites
Facilita la creación de sitios para un equipo, proyecto o evento. Habilitar el trabajo colaborativo, incluyendo a personas que no tienen conocimientos de diseño o programación.
14. Apps Script
Es una plataforma de código lista para usar que simplifica el desarrollo de soluciones comerciales para integrar, automatizar y ampliar los recursos en Google Workspace. Es adecuado incluso para profesionales sin experiencia en programación.
Seguridad en el Trabajo Híbrido
15. Admin
Este es el panel de administración de Google Workspace. A través de él, puede agregar usuarios, administrar dispositivos y configurar ajustes de seguridad para proteger sus datos.
16. Google Endpoint Manager
Refuerza la seguridad de los datos comerciales al administrar los puntos finales de los empleados (computadoras, tabletas, teléfonos inteligentes, etc.). Con él, puede aplicar bloqueos de pantalla y contraseñas seguras, limpiar datos confidenciales con la eliminación permanente del dispositivo o la eliminación selectiva de la cuenta.
17. Google Vault
Le permite definir reglas, períodos de retención y retención de datos o documentos de Google Workspace. Además de permitir la recuperación de información valiosa, incluso de cuentas suspendidas.
18. Work Insights
Es una herramienta donde los gerentes pueden evaluar, en tiempo real, cómo afecta Google Workspace a la organización. A través de información de adopción de productos como Gmail, Drive, Calendar, Docs, Sheets y Slides a nivel de dominio, equipo, grupo y organización.
Ventajas de Google Workspace
Después de conocer las herramientas de GWS, ya puedes ver lo completa que es la plataforma. Probablemente también ha sido posible identificar varias ventajas que ofrece.
Pero, aún nos gustaría destacar algunos beneficios importantes.
Como solución basada en la nube, GWS ofrece beneficios esenciales para las empresas modernas. Como, por ejemplo, accesibilidad, alta disponibilidad, flexibilidad y seguridad.
Además, Google Workspace ofrece:
- Una solución que se adapta a tus necesidades;
- Colaboración en tiempo real;
- Todo en un solo lugar, lo que elimina la preocupación (y los costos) de las actualizaciones de software heredadas;
- Facilidad de gestión de cuentas y dispositivos;
- Protección de datos mejorada con Google Vault;
- Mayor productividad del equipo.
Cómo GWS puede aumentar la productividad del trabajo híbrido.
La mayoría de las personas (55 %) que crean documentos compartidos para colaborar con frecuencia se sienten más productivas. El número es parte de una encuesta realizada por IDC Brasil, a pedido de Google Workspace.
Ante los nuevos retos que impone el mercado, la colaboración aparece como un pilar fundamental del Futuro del Trabajo. Así se desprende del estudio de IDC, que se realizó durante la pandemia (el mayor desafío del mercado en los últimos tiempos).
Según los encuestados, empresas que ya tenían el hábito y las herramientas de colaboración:
- El 75% dijo que era fácil mantenerse conectado con compañeros, equipos y otras áreas de la empresa;
- El 87 % sintió que la empresa tenía una velocidad de respuesta más rápida;
- El 75% se sintió mejor y más productivo trabajando de forma remota a pesar de todos los desafíos impuestos.
- Entre los que ya eran usuarios de Google Workspace:
- El 85 % dijo que la empresa logró buenos resultados porque las personas se vuelven más productivas;
- El 81% dijo que su empresa se volvió más colaborativa durante la pandemia.
- Todo esto es posible porque Google Workspace:
- Agiliza la toma de decisiones con herramientas de comunicación eficientes y fáciles de usar.
- Fomenta y facilita la colaboración a través de recursos en constante evolución.
- Mantiene los archivos y los datos seguros y fáciles de encontrar.
- Permite la automatización de tareas manuales repetitivas.
- Simplifica y agiliza las rutinas y procesos de trabajo.
- Proporciona herramientas para que todos los empleados estén alineados con los objetivos y métricas comerciales.
Cómo funciona Google Workspace Paid
Muchas personas no lo saben, pero Google Workspace tiene una versión paga. El desconocimiento es habitual, y se explica por el hecho de que podemos acceder a muchas de sus herramientas de forma gratuita. Como, por ejemplo, Gmail, Google Calendar, Google Docs, Google Meet (muy popular en la pandemia), etc.
Sin embargo, Google Workspace para empresas ofrece herramientas y funciones avanzadas que van mucho más allá del correo electrónico personalizado (usted@suempresa). Y, como su nombre indica, está dirigido a empresas.
Entre ellos podemos mencionar:
Gmail comercial (personalizado, sin publicidad y con protección contra phishing y spam);
Google Meet con funciones avanzadas (videoconferencias y llamadas de voz que pueden durar hasta 24 horas y admitir hasta 500 personas);
Google Drive con más espacio (almacenamiento seguro en la Nube que puede ir desde 30 GB hasta espacio ilimitado);
Cabe mencionar que las funciones avanzadas cambian según el plan contratado. Por eso, por ejemplo, el almacenamiento en Google Drive puede variar entre 30 GB y espacio ilimitado por usuario. La regla es válida para las otras herramientas también.
Actualmente hay 4 planes comerciales en Google Workspace: Business Starter, Business Standard, Business Plus y Enterprise. Y lo que los distingue son las funciones y herramientas que se ofrecen en cada plan. La facturación se basa en la cantidad de usuarios y el costo mensual por usuario varía según el plan.
¿Cuánto cuesta Google Workspace?
En primer lugar, es importante saber que las empresas pueden elegir entre cuatro opciones de planes de Google Workspace.
Todos los planes incluyen las siguientes aplicaciones: Gmail, Drive, Meet, Calendar, Chat, Currents, Jamboard, Docs, Sheets, Slides, Keep, Sites y Forms.
En ese sentido, la primera opción de compra es el plan Business Starter, que cuesta R$ 27 por usuario al mes.
Sin embargo, si su negocio necesita más flexibilidad en el uso de los recursos, la segunda opción es Business Standard, que cuesta R$ 54 por usuario al mes.
La tercera opción de plan es Business Plus, que cuesta R$ 81 por usuario por mes.
Finalmente, llegamos a la última opción del plan GWS dirigido a grandes corporaciones, el Enterprise.
Es importante señalar que la negociación del precio por usuario se realiza directamente con Google, que crea un paquete personalizado para empresas.
¿Vale la pena Google Workspace?
Después de todo lo que hemos dicho sobre la antigua G Suite, ¡la respuesta es SÍ!
Después de todo, Google Workspace es una excelente solución para cualquier empresa cuando se trata de alojamiento de correo electrónico y proporciona una solución completa para la colaboración y el almacenamiento de documentos.
En definitiva, es extremadamente accesible e intuitivo.
Además, la mayoría de sus empleados probablemente ya estén familiarizados con Gmail, lo que ayuda a reducir el tiempo que lleva aprender nuevas herramientas.
Ahora que sabe todo acerca de GWS, ¿qué le parece aprender más sobre la gestión del tiempo y otras tendencias del futuro del trabajo?