Gestão de documentos e melhores práticas para empresas!

No ambiente corporativo atual, cada vez mais digital, uma gestão eficaz de documentos não é apenas uma tarefa administrativa, mas um elemento estratégico do dia a dia empresarial.

Quando bem estruturada, ela não só fortalece a segurança e a agilidade nas operações, como também impacta diretamente a produtividade e reduz custos. 

Mas o que define, afinal, uma boa gestão de documentos? E como ela pode impactar diretamente na produtividade e na economia de uma empresa? 

Neste artigo, vamos explorar as respostas a essas perguntas, além de muito mais, como:

O que é gestão de documentos?

Por que a gestão de documentos é importante?

A tecnologia como aliada: IA, blockchain e automação

Etapas essenciais para implementar uma gestão de documentos

Vantagens de uma gestão documental inteligente

Perguntas frequentes sobre gestão de documentos

Especificações para gestão documental com o Google Cloud

Boa leitura!

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é, em essência, o processo estruturado de controle sobre todos os procedimentos administrativos que envolvem o acervo documental gerado nas atividades de uma organização. 

Em primeiro lugar, esse trabalho começa na fase de criação ou recebimento dos documentos. Em seguida, inclui etapas fundamentais como catalogação, organização, armazenamento e controle. 

Por fim, se completa com o descarte adequado dos documentos, quando necessário.

Além disso, a gestão de documentos abrange materiais de naturezas variadas, com diferentes funções e finalidades, podendo incluir documentos de caráter público ou sigiloso, dependendo das demandas de cada empresa. 

Dessa forma, uma gestão documental eficiente garante que as informações estejam organizadas, acessíveis e seguras ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos, facilitando a continuidade das operações e o cumprimento de normas regulatórias.

Por que a gestão de documentos é importante?

Muitas empresas ainda fazem uso de documentos físicos, enfrentando problemas como extravio, falta de controle de acesso e alto custo de armazenamento. 

Dessa forma, a gestão digital de documentos resolve esses desafios e oferece benefícios, como:

Redução de custos operacionais: Documentos digitalizados economizam espaço físico e evitam os custos associados ao armazenamento e ao gerenciamento de papel:

Agilidade e eficiência: Com documentos digitalizados e organizados, o acesso às informações é mais rápido, otimizando processos internos;

Segurança e conformidade: Um sistema de gestão documental garante que informações sensíveis sejam protegidas e em conformidade com regulamentações de segurança, como a LGPD.

A tecnologia como aliada: IA, blockchain e automação

Nos últimos anos, tecnologias avançadas como inteligência artificial (IA) e blockchain* passaram a fazer parte do processo de gestão documental. 

Essas inovações ajudam a transformar a maneira como as empresas armazenam e acessam dados, proporcionando ainda mais segurança e praticidade.

*Blockchain é o registro imutável e transparente de transações em blocos encadeados.

Como a IA e o Machine Learning auxiliam na gestão de documentos

A IA pode automatizar a categorização e o arquivamento de documentos, simplificando o trabalho manual e minimizando erros. Com o uso de aprendizado de máquina, o sistema “aprende” a reconhecer tipos de documentos e os organiza automaticamente, facilitando a pesquisa e o acesso.

Blockchain: a garantia de integridade e transparência

O blockchain pode garantir que documentos importantes não sejam alterados sem registro, oferecendo uma camada extra de segurança.

Dessa maneira, essa tecnologia cria um histórico imutável, útil para empresas que precisam de transparência e rastreabilidade em documentos, como contratos ou certificados.

Etapas essenciais para implementar uma gestão de documentos

A implementação de um sistema de gestão documental pode parecer complexa, mas com as etapas certas, sua empresa pode alcançar resultados expressivos rapidamente.

• 1. Digitalização: o primeiro passo para a transformação

Digitalizar documentos financeiros é o primeiro passo para eliminar o papel e melhorar o acesso à informação. Esse processo pode ser feito internamente ou com o auxílio de soluções especializadas. Assim, ao digitalizar seus documentos, considere também a assinatura digital para garantir a validade legal dos arquivos eletrônicos.

• 2. Organização e categorização automatizadas

Após a digitalização, organize seus documentos em categorias e subcategorias que façam sentido para a estrutura de sua empresa. A utilização de soluções com inteligência artificial pode automatizar essa organização e garantir que cada documento seja arquivado de acordo com suas especificações.

• 3. Armazenamento seguro e acessível

O armazenamento seguro em nuvem é uma excelente opção para evitar perdas de dados. Enfim, opte por soluções que oferecem backup automático e controle de acesso para proteger as informações contra possíveis incidentes de segurança.

• 4. Automação de processos para economizar tempo

Automatize a criação e o fluxo de documentos economizando tempo e evitando a geração de papéis desnecessários. Ferramentas de automação podem padronizar documentos comuns, como contratos e relatórios, e agilizar o compartilhamento entre equipes.

• 5. Conformidade e gestão de riscos

Mantenha-se em conformidade com leis e regulamentos, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que regula o tratamento de dados pessoais no Brasil. Uma boa gestão documental garante que as informações seguras estejam protegidas contra acessos não autorizados e visíveis de segurança.

Vantagens de uma gestão documental inteligente

Além dos benefícios tradicionais, uma gestão documental eficiente proporciona:

Redução de riscos: a segurança reforçada impede acessos não autorizados e perdas de dados;

Sustentabilidade: a eliminação de documentos físicos reduz o consumo de papel e contribui para práticas mais sustentáveis;

Melhor tomada de decisão: com documentos organizados e acessíveis, os gestores tomam decisões baseadas em dados de maneira mais rápida e precisa.

Perguntas frequentes sobre gestão de documentos

Para facilitar ainda mais o entendimento, aqui estão reunidas algumas perguntas comuns sobre gestão de documentos e suas respostas:

Documentos digitalizados têm validade legal? Sim. Com o uso de assinaturas digitais e a conformidade com padrões de segurança, os documentos digitalizados possuem o mesmo valor jurídico que os documentos financeiros.

É seguro armazenar documentos na nuvem? Sim, desde que você escolha uma solução que ofereça criptografia e controle de acesso. Soluções como o Google Workspace, por exemplo, possuem certificados de segurança que garantem a proteção dos dados armazenados.

Quais tipos de documentos devo digitalizar? Recomenda-se digitalizar todos os documentos que precisam ser acessados ​​regularmente ou que contenham informações confidenciais. Isso inclui contratos, fichas de clientes, documentos financeiros e registros internos.

Especificações para gestão de documentos com o Google Cloud

Ao encontrar diversas opções no mercado, você precisará saber exatamente o que avaliar, e o que é o ideal para a sua empresa.

Portanto, para te ajudar na escolha, abaixo segue uma tabela de recursos Google, uma dos líderes no mercado, que disponibiliza diversas ferramentas para a  gestão documental:

Dessa maneira, a gestão de documentos é mais do que uma tarefa administrativa, é uma estratégia essencial para melhorar a eficiência, reduzir custos e aumentar a segurança. 

Com o avanço das tecnologias de IA e blockchain, as empresas agora têm acesso a soluções cada vez mais sofisticadas para gerenciar seus documentos de forma mais segura e organizada.

São muitos os benefícios: agilidade, segurança, conformidade e economia de tempo. Transforme a gestão de documentos em um diferencial competitivo e esteja um passo à frente no mercado.

A IPNET by Vivo pode te ajudar a entender como gerir melhor os documentos da sua empresa. Ou continue navegando pelo blog e saiba mais!